بعد از تهیه برنامه زمانبندی تفضیلی پروژه و همچنین ارزیابی و برنامه ریزی ریسک آن ، نوبت به بودجه بندی پروژه و برنامه ریزی برای مدیریت هزینه پروژه می رسد. البته قبل از آن باید پروژه را نیز سازماندهی نمود تا هرکس بداند چه کاری را باید در چه وقتی انجام دهد. بعضی از کارفرمایان برای اطمینان از انجام پروژه با مبلغ معین، با سیستمهایی که مرسوم است سعی در مدیریت هزینه برای پروژه می نمایند. البته یک نکته مهم دیگر هم در اینجا وجود دارد. آن نکته این است که برای انجام کارها و فعالیتهای پروژه، همیشه نیاز به نقدینگی یا پول وجود دارد. چون در بعضی موارد تا پرداخت نقد به فروشنده یا تامین کننده و یا پیمانکاران صورت نگیرد، کارها پیش نمی رود. در این هنگام عدم وجود پول یا همان نقدینگی، پروژه را با مشکل مواجه می کند. پس باید جریان درآمدها و هزینه های پروژه ، مدیریت و کنترل شود تا نقدینگی لازم برای انجام کارها را در دوره های زمانی مختلف پروژه وجود داشته باشد.

عموما برای مدیریت هزینه های پروژه ما باید چند فرآیند کلی را انجام دهیم. فرآیند برنامه ریزی مدیریت هزینه، فرآیند تخمین هزینه، فرآیند تعیین بودجه و فرآیند کنترل هزینه مهمترین فرآیندها در مدیریت هزینه پروژه می باشند. عموما هزینه ها در پروژه به دو دسته هزینه های مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شوند و برای تخمین یا برآورد هزینه های پروژه می توان از این ساختار بهره جست؛

  1. هزینه های مستقیم

  • نیروی انسانی (تمام وقت یا پاره وقت)
  • ماشین آلات (استیجاری یا تملکی)
  • مصالح مصرفی
  • تجهیزات نصبی
  • پیمانکاران جزء
  1. هزینه های غیر مستقیم

  • هزینه بالاسری مشترک (نیروی انسانی، ماشین آلات، اجاره ها، بیمه ها، ضمانت نامه ها، مناقصات و … در دفتر مرکزی)
  • هزینه بالاسری پروژه(نیروی انسانی، ماشین آلات، اجاره ها، بیمه ها، ضمانت نامه ها، مناقصات و … در دفتر و کارگاه پروژه)

البته در اینجا، استفاده از ساختار شکست پروژه WBS و هم چنین برنامه زمانبندی که فهرست جامع و تفضیلی فعالیتها و همچنین تقدم و تاخر آنها را نشان می دهد، بسیار راهگشا می باشد. در واقع هم سرعت کار را بالا می برد و هم کیفیت نتایج برآوردها را ارتقا می دهد.

 

منابع مالی و جریانات نقدی پروژه

همه پروژه‌ها از منابع مالی استفاده می‌کنند. حتی اگر هیچ پولی در خارج از سازمان مصرف نشود، در این حالت باز هم پرداخت های داخلی وجود دارد. زیرا انجام وظیفه افرادی از شرکت که در پروژه کار می کنند، رایگان نیست. بخشی از پول‌های سازمانی به صورت حقوق و مزایا به اعضا تیم کاری پروژه پرداخت می گردد که به آن اصطلاحا بالا سری پروژه می گویند. برخی از هزینه ها بعلت پیچیدگی زیاد در محاسبات و سختی کنترل آنها در پروژه ها ، در نظر گرفته نمی شوند. البته این بستگی زیادی به مقدار هزینه و تاثیر آن بر روی پروژه و سازمان یا سود و زیان آنها دارد. البته وقتی سازمان‌ها پروژه‌ را برای مشتریان و کارفرمایان انجام می‌دهند، مدیریت این هزینه ها بستگی به نظرات آنها هم دارد. حساسیت کارفرما نسبت به جزئیات هزینه های پروژه بسیار با اهمیت می باشد.

 

منابع مالی و جریانات نقدی پروژه

 

دقت لازم در تخمین هزینه ها

دقت در تخمین هزینه ها یا برآوردها بر روی نتیجه کار بسیار موثر است. بهتر است برای این کار ، علاوه بر اعلام اعداد و ارقام برآوردی و تخمینی ؛ درجه دقت و دامنه آن برآورد را هم مشخص نماییم. برای مثال اگر برآورد ساخت یک واحد نیروگاهی را ۴۵ میلیون یورو تخمین می زنیم، درجه دقت آن را بصورت بالا ، متوسط و یا پایین اعلام کنیم. چون امکان دارد که واقعیت چنین نباشد و این عدد تنها یک حس غیر واقع بینانه باشد. شاید هم بنا بر داده های تاریخی و تجربیات گذشته و محاسبات، برآورد با دقت بالایی باشد. ذینفعان راهی را برای دانستن میزان دقت برآوردها ندارد. مگر آنکه برآورد کننده، یک دامنه یا درجه دقت را اعلام کند. اجازه دهید برخی از عوامل تاثیرگذار بر دقت برآوردها را بیان نمایید؛

  • تجربه اعضای تیم برآورد و تخمین
  • زمان و بودجه ای که تیم برای انجام برآورد در دست دارد
  • میزان دردسترس بودن اطلاعات پروژه و ثبات محیط اجرای آن
  • تعداد دفعات که تحویل شدنی های مشابه توسط تیم پروژه، در گذشته تولید شده
  • کیفیت و دقت داده های تاریخی پروژه های گذشته که ثبت شده

با توجه به این عوامل می توان درجه دقت تخمین ها را به بالا ، متوسط و پایین تقسیم بندی کرد. پس از درجه بندی دقت، حتی می توان دامنه ای هم به برآورد اضافه کنید. (یعنی بگویید مثبت یا منهای چند درصد تغییر، احتمال دارد در حین کار اتفاق بیافتد.) برای نمایش دامنه هم می توان از مقدارهای مثبت و منهای ۱۰% ،  ۲۵% و ۵۰% استفاده نمود. البته این اعداد هم همان معنای دقت بالا و متوسط و پایین را می دهد.

لازم نیست دقیقاً از اعداد فوق استفاده کنید. این موارد فقط مثالهایی جهت آشنایی شما با گستردگی دامنه های قابل استفاده هستند. افزودن دامنه به یک برآورد باعث می شود که ؛ هزینه های بالقوه پروژه بصورت دقیق تری بیان گردند. ضمنا از آشفتگی ها و تغییرات زیاد بعدی در حین انجام پروژه جلوگیری شود. حتی انتظارات ذینفعان پروژه در ارتباط با هزینه ها بهتر مدیریت گردد.

 

منابع مالی و جریانات نقدی پروژه

 

تفاوت بین برآورد واقعی و حد بالای دامنه، امکانی برای ذخیره بودجه در موارد اضطراری است. در واقع همان گونه که تامین زمان اضطراری در برنامه زمانبندی حائز اهمیت است. فراهم سازی بودجه اضطراری نیز در بودجه بندی پروژه مهم می باشد. چون شما هیچ وقت، قادر به پیش بینی دقیق آینده نیستید و لذا برآورد ابتدای کار، باید موارد اضطراری در طول اجرای پروژه را هم پوشش دهد. بهتر است بعد از محاسبه دامنه برآورد پروژه ، حد بالا این دامنه را با محدودیت بودجه مصوب در منشور پروژه مقایسه کنید. اگر حد بالایی دامنه از محدودیت بودجه‌ای کمتر باشد، کار برآورد کامل شده است. اما اگر حد بالای دامنه از محدودیت بودجه بیشتر باشد، لازم است محاسبات خود را کنترل کنید. تا از درست بودن محاسبات یا فرضیات خود مطمئن شویم و در صورت لزوم موضوع را با مدیریت پروژه در میان بگذارید تا در محدودیت بودجه‌ای مندرج در منشور پروژه اشتباهی نشده باشد.

 

نتیجه اینکه

در کل می توان گفت مدیریت وکنترل هزینه پروژه برای محدودسازی عوامل ایجاد تغییر در هزینه مبنای پروژه و اطمینان از انجام به موقع درخواست های تغییر و مدیریت آنها و همچنین شناسایی انحراف ها از بودجه مصوب و حفظ هزینه واقعی پروژه در چارچوب بودجه و اطلاع رسانی مناسب به مدیریت و ذینفعان پروژه می باشد. البته لازم به ذکر است که مدیریت ارزش کسب شده EVM ، ابزاری مناسب برای مدیریت یکپارچه هزینه ، زمان و محدوده کاری پروژه است. تیمهای کاری برای رسیدن به تمامی این موارد می توانند از این ابزار حداکثر بهره را ببرند. در واقع سیستم مدیریت ارزش کسب شده ، این اطلاعات اساسی و مهم پروژه را فراهم می کند و مدیران پروژه را قادر می سازد که تنها بعد از تکمیل ۱۵ درصد از کار پروژه، پیش بینی های آماری مناسبی از هزینه نهایی پروژه داشته باشند. این سیستم ابزاری برای هشدار سریع و زود هنگام به مدیر پروژه می باشد تا با اقدامات اصلاحی و فعالیت های مضاعف به موقع به نتایج نهایی مطلوب دست یابد.

 

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.