در حال حاضر ، استقبال از روش مدیریت کارها بصورت پروژه ای افزایش چشمگیری داشته است. همچنین با گسترده تر شدن حیطه پروژه ها و با فراگیر تر شدن تمایل کارفرمایان به واگذاری پروژه ها به روش EPC  حیطه وظایف و مسئولیتهای پیمانکاران در پروژه ها در حال افزایش است . همینطور با ورود مسائلی همچون فاینانس و تامین مالی پروژه ها از منابع خارجی و تشکیل کنسرسیوم با شریک های خارجی جهت اجرای پروژه ها، پیچیدگی مسائلی که یک پیمانکار با آنها سر و کار دارد روز بروز در حال افزایش است. بدلیل پیچیدگی های فوق تمایل سازمانها به استقرار استاندارد هایی در حیطه مدیریت پروژه از قبیل PMBOK  در حال افزایش است.

به طبع این موضوع مسائل و مسئولیتهایی که یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه با آنها در ارتباط است نیز در حال افزایش است . در پروژه هایی با پیچیدگی و محیط کاری که در شروع بحث، شرح داده شد. مسئولیت یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بسیار حساس و پیچیده می گردد و به نوعی به دست راست مدیر پروژه جهت مدیریت چنین مجموعه پیچیده ای تبدیل می گردد.

مطمئنا دانش کنترل پروژه و دروسی که بصورت کلاسیک در این رشته تحصیلی در دانشگاه ها تدریس می شود، یکی از نیاز های اساسی در این کار می باشد. بطور مثال یک مسئول برنامه ریزی و کنترل پروژه بایستی شناخت کامل از مسیر بحرانی در زمانبندی و مفهوم شناوری و یا ساختار شکست کار پروژه WBS  و یا تسطیح منابع داشته باشد.

دانش مدیریت پروژه منحصر به یک کتاب یا یک استاندارد نمی شود و طیف گسترده ای از مسائل را در بر می گیرد. ولی آنچه که به عنوان مرجع می‌توانم در اینجا معرفی کرد. همان استاندارد معروف PMBOK  می باشد که آخرین نسخه آن در سال ۲۰۱۷   انتشار یافته و با عنوان پمباک ویرایش ششم در دسترس است. حیطه های۱۰ گانه دانش مورد نظر این استاندارد را باید به دقت شناخت و در مورد هر کدام از آنها در پروژه فکر کرد. این استاندارد همانطور که خودش در عنوان آن اعلام می کند یک راهنما یا Best Practice  از دانش مدیریت پروژه می باشد  و در بر گیرنده تمامی مسائل و دانش مدیریت پروژه نمی باشد.آشنایی با استاندارد مدل بلوغ سازمانی مدیریت پروژه OPM3  هم جهت ارزیابی سطح بلوغ سازمان شما در مدیریت پروژه سودمند خواهد بود. همینطور مطالعه استاندارد چارچوب شایستگی مدیران پروژه PMDC نیز مفید خواهد بود . در حقیقت موسسه مدیریت پروژه PMI مجموعه سه‌گانه استاندارد های فوق را برای ۳ عامل در گیر در هر پروژه منتشر کرده است . استاندارد PMBOK  برای پروژه ، استاندارد OPM3  برای سازمان و استاندارد PMDC برای مدیران پروژه.

مسلما ابزار اصلی کار شما  در این حیطه کاری ، نرم افزار های کنترل پروژه می باشد. این نرم افزار ها که هر روز هم به انواع آنها اضافه می شود هر کدام نقاط قوت و ضعفی دارند ولی بطور عام نرم افزار های Microsoft Project  و Primavera Enterprise 6 (P6)  در حال حاضر مقبولیت بیشتری در بین کارشناسان کنترل پروژه دارند .تسلط کامل به فوت و فن های هر کدام از نرم افزار ها از قابلیت های مهم شما به شمار خواهد آمد. اگر در حیطه های تخصصی تر همچون مدیریت ریسک نیز در پروژه هایتان فعالیت می‌کنید. نرم افزار های خوبی مثل PertMaster  در این کار به شما کمک بسیار خواهند کرد. از تمامی این نرم افزار ها گذشته از قابلیت های فراوان نرم افزار Excel  غافل نشوید. بخصوص اینکه در فرمت نرم افزار اکسل جداول پیشرفت پروژه مانند PMS و همچنین گزارشات پروژه و داشبوردهای مدیریتی تنظیم می گردد.

نرم افزار های کنترل پروژه با همه قابلیتهای فراوانی که دارند برای پروژه خاص شما نوشته نشده اند و ممکن است، جهاتی از کار شما را پوشش ندهند. همینطور در نظر بگیرید که در طول یک پروژه بزرگ EPC  با انبوه اطلاعاتی که هر روز بسوی پروژه ارسال می گردد مواجهید . جهت ثبت و طبقه بندی مناسب این اطلاعات  که از اقسام مختلف همچون اطلاعات خرید های پروژه و یا گزارشات روزانه اجرایی کارگاه می باشند و تهیه گزارش های مناسب از این اطلاعات  نیاز به یک بانک اطلاعاتی که با نیاز های شما همخوان باشد را احساس خواهید کرد. دو نوع عام از نرم افزار های تهیه بانک اطلاعاتی موجود در بازار Microsoft Access  و SQL Server  هستند که هر کدام از آنها پاسخگوی نیاز های شما به عنوان یک کاربر سطح متوسط خواهند بود.البته SQL Server  در مقایسه دارای مزیتهایی نسبت به Access  می باشد.

به جهت پر رنگ شدن فاز P  در پروژه ها که بخش عمده ای از آن خرید خارجی می باشد شما نیازمند داشتن اطلاعات مختصری از فر آیندها و مراحل تامین کالا و خرید خارجی هستید . آشنایی با اصطلاحات Incoterms 2000   در این بین به شما بسیار کمک خواهد کرد تا بدانید مثلا خرید از نوع FOB  به چه نوع خریدی گفته می شود و یا فرق آن با Ex Work  چیست؟

دانستن اطلاعاتی در خصوص فاینانس وانواع آن و یا LC به شما کمک خواهد کرد . در این خصوص می توانم به استاندارد UCP 600  که مربوط به مقررات متحد الشکل ناظر بر اعتبارات اسنادی است اشاره کرد. همچنین اگر فارغ التحصیل رشته مهندسی صنایع هستید درس اقتصاد مهندسی و کتاب دکتر اسکویی نژاد را یکبار دیگر با دقت مطالعه کنید. چون ارزش زمانی پول هم اهمیت دارد و اینکه فرصتهای از دست رفته در سرمایه گذاری چیست؟

در خصوص انواع پیمان، روشهای واگذاری پروژه ها و یا مسائلی در خصوص شرایط کنسرسیوم و یا مسئولیتهای هر یک از عوامل طرح در هر یک از انواع پیمان اطلاعات کامل و جامع کسب کنید. در خصوص فیلد کاری که در آن مشغول کار هستید اطلاعات داشته باشید. بعنوان مثال اگر در یک پروژه ساخت پالایشگاه مشغول بکار هستید شناختن هرچه بیشتر  قسمتهای مختلف یک پروژه ساخت پالایشگاه  و کارکرد هر یک از آنها و چگونگی ساخت آن و روشهای اجرای آن به شما کمک خواهد کرد.

 

تکنیک ارزش کسب شده می توانید هزینه پروژه

 

حتما تا بحال عبارت سیستم مدیریت ارزش کسب شده EVMS را در پروژه شنیده اید. با استفاده از تکنیک ارزش کسب شده می توانید هزینه پروژه را برنامه ریزی و کنترل نمایید. تکنیک ارزش کسب شده، متداول ترین روش ارزیابی عملکرد پروژه (ارزیابی عملکرد زمانی و هزینه ای) می باشد. در این روش، زمان ، هزینه و محدوده پروژه با همدیگر یکپارچه شده و می توان هر کدام را مورد ارزیابی قرار داد. اصول اساسی این تکنیک را می توان در انواع پروژه های تمام صنایع پیاده سازی نمود. جهت استفاده از این تکنیک می بایست ۳ شاخص اصلی را در سطوح لازم در ساختار شکست کار، تهیه نمود.

این سه شاخص شامل موارد زیر می باشند :

  1. ارزش برنامه ریزی شده ( Planned Value یا PV ): بودجه مصوب شده جهت اجرای یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که شامل جزئیات اجرا و مقادیر آن کار بهمراه قیمت های واحد آنها می باشد . مجموع ارقام بودجه ای PV ، بودجه پایان کار (Budget At Completion یا BAC ) می نامند که در حقیقت بودجه مصوب کل پروژه را مشخص می کند. هرگاه صحبت از PV به میان می آید، مجموع PV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود.

PV=درصد پیشرفت برنامه ای * بودجه کل پروژه

 

  1. ارزش کسب شده (Earned Value یا  EV): ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه (مبنای محاسبات PV) محاسبه می شود. هرگاه صحبت از EV به میان می آید، مجموع EV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود.

EV=درصد پیشرفت واقعی* بودجه کل پروژه

 

  1. هزینه واقعی (Actual Cost یا AC): هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت از AC به میان می آید، مجموع AC شامل هزینه های انجام شده، تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود. البته در شروع پروژه برای این کار باید مراکز هزینه هایی را تعریف کرد و فعالیتهای ساختار شکست کار را با آن مرتبط نمود. ضمنا در هنگام اجرای پروژه ، فاکتور هزینه ها را براساس مراکز هزینه کد گذاری و ثبت نمود.

AC=مجموع هزینه های واقعی پروژه تاکنون که از مالی دریافت می شود

اگر مقدار SPI کوچکتر از یک باشد، پروژه از نظر زمانی عقب تر از برنامه است؛

محاسبه زمان در ارزش کسب شده

اگر مقدار CPI کوچکتر از یک باشد، پروژه از نظر هزینه بیشتر از بودجه مصوب هزینه کرده است؛

محاسبه هزینه در ارزش کسب شده

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.