اولین فاز پروژه که همان فاز آغازین یا ابتدایی است، پس از تصمیم مدیریت، مبنی بر شروع پروژه آغاز می گردد. هدف این فاز تنظیم کلیات مسیر پروژه است و اینکه پروژه چه کارهایی را برای دست یابی به نتایج مورد نظر باید انجام دهد. همچنین پروژه چه محدودیت هایی در مسیر پیشرفت خود دارد. باید توجه داشت که مسیر پروژه و محدودیت های آن، هر دو باید توسط سرپرست های متخصص پروژه تعیین گردد. چرا که آنها افرادی هستند که از طرف مدیریت پروژه، مسئولیت حصول اطمینان از برآورده شدن اهداف استراتژیک سازمان توسط پروژه و برتری منافع پروژه نسبت به هزینه های آن را در زمینه های مختلف با توجه به تخصص هایشان را عهده دار می باشند.

عموما محدودیت های پروژه و کلیات مسیر آن در سند مکتوبی به نام منشور پروژه بیان می‌شوند. تهیه این سند از وظایف مهم مدیر پروژه است. منشور پروژه باید به این سوالات اساسی در رابطه با پروژه پاسخ گوید که چه چیز را می خواهید به عنوان نتیجه پروژه یا تحویل شدنی نهایی تولید کنید. این تحویل شدنی برای چه کسی و در چه زمانی و با چه هزینه ای می باشد.

به عنوان مثال از تهیه منشور پروژه یک واحد یوتیلیتی پتروشیمی را در نظر بگیرید. این واحد ، برق و بخار مورد نیاز پتروشیمی را تامین می نماید. اینکه کارفرمای پروژه و پیمانکار اصلی چه کسی است و موقعیت پروژه کجاست؟ مشاور طرح و مدیریت پیمان پروژه کدام شرکت است؟ چند مگاوات برساعت برق و چند تن در ساعت بخار نیاز است؟ تاریخ شروع و پایان پروژه و کل مبلغ آن چقدر است؟ چه مقدار ارزی و چه مقدار ریالی؟ و سایر موارد مهم و کلیدی پروژه باید در این سند ثبت شود و به تایید طرفین پروژه برسد. البته تهیه منشور با استفاده از یک فرم یا الگو بسیار آسان تر خواهد بود.

 

چگونه منشور پروژه را تهیه کنیم؟

ما در اینجا قسمتهای اصلی منشور پروژه را توضیح می دهیم. اولین قسمت از یک منشور، قسمت محدوده آن است. که در آن مشخص می‌شود چه چیزی و برای چه کسی باید تولید شود. اولین ورودی عموما در این فرم در قسمت محدوده ، نام پروژه می باشد. شما باید سعی کنید نام مورد نظر را کوتاه و آسان انتخاب نمایید. چرا که باید در جاهای زیادی آن را تکرار کنید و بنویسید. البته بسیار مهم است که نام انتخابی ، مقصود اصلی پروژه را منعکس نماید.

در ادامه باید دستاوردهای تجاری پروژه را به اختصار توضیح دهید. کدام یک از نیازهای تجاری دلایل مهم انجام پروژه هستند؟ چگونه این پروژه می تواند به حمایت از اهداف استراتژیک سازمان بپردازد؟ چگونه می تواند در ارتقاء سازمان تاثیرگذار باشد؟ تیم کاری شرکت یا سازمان از نتیجه این پروژه چه منافعی عایدش می شود؟ تمامی منافعی را که سازمان از انجام پروژه نصیبش خواهد شد، باید در قسمت دستاوردهای تجاری ذکر کنید.

همچنین در ادامه و داخل قسمت اهداف پروژه، فهرستی از هدف های پروژه و سنجه های قابل اندازه گیری برای آنها را شرح دهید. این تشریح بهتر است در یک جمله خلاصه شود و به عنوان دلایل انجام پروژه و مرتبط با دستاوردهای تجاری مورد نظر بیان شود. جمله های هدف باید فقط شامل چیزهایی شود که مسئولیت آنها را به عهده خواهید گرفت. در اهداف پروژه هر یک از سرپرستان پروژه مسئولیت اطمینان از برآورده شدن نیازهای سازمان در آن بخش را به عهده دارند. اما مدیر پروژه مسئول برآورده شدن تمامی اهداف پروژه است.

برای مثال یکی از دلایل اجرای پروژه EPC (طراحی و مهندسی ، خرید و تامین ، نصب و راه اندازی) یک پالایشگاه نفت برای شرکت پیمانکار ، کسب فلان مبلغ سود از این پروژه است. در واقع کسب سود دلیل تجاری برای شرکت پیمانکار است. بنابراین نباید آن را به عنوان یک هدف در منشور پروژه تلقی کرد. زیرا در منشور پروژه مطالب باید از دیدگاه کارفرما تنظیم شود، هرچند که سند منشور پروژه توسط مدیر پروژه پیمانکار تهیه می گردد.

سپس تحویل شدنی نهایی پروژه را تعریف کنید. تحویل شدنی پروژه می تواند یک محصول تولیدی، خدمت، فرآیند، نتایج یا ترکیبی از آنها باشد. تحویل شدنی نهایی، محصول نهایی فاز اجرایی پروژه است که مشتری پروژه آن را تحویل می گیرد. همچنین می‌توان از آن به عنوان دلیل اولیه انجام شدن پروژه یاد کرد. چرا که پروژه‌ها برای راضی کردن مشتری به وجود می‌آیند و رضایت مشتری با برآورده شدن انتظاراتش به دست می آید.

اگر تحویل شدنی های پروژه بیشتر از یک نوع باشند، باید همه را تعریف کرد. برای مثال اگر شما قرار است محصولی را تولید کنید، ممکن است به طراحی فرآیند ایجاد آن نیز نیازمند باشید. یا برای مثال اگر خدمتی را باید ارائه دهید، ممکن است به پشتیبانی آن نیز بیاندیشید. البته بهتر است از منشور اولیه که  تحویل شدنی های نهایی آن زیاد باشد، بپرهیزید. زیرا ممکن است نشانه ای از وسیع بودن محدوده کار باشد. سعی کنید که تعداد تحویل شدنی های شما خیلی زیاد و متنوع نباشد. این کار سبب می گردد تا محدوده پروژه در حدی که مدیریت پذیر باشد باقی بماند.

مشتری پروژه فرد یا گروهی است که تحویل شدنی نهایی پروژه را دریافت می‌کند. اگر شما در حال طراحی و اجرای یک فرآیند تجاری هستید. مشتری پروژه کسی است که صاحب یا مسئول آن فرایند تجاری می باشد. در واقع مشتری شما خریدار محصول یا خدمتی است که شما آن را تولید می‌کنید. پس در جواب این پرسش که چه کسی مشتری پروژه است؟ می توان گفت کسی است که تحویل شدنی نهایی را دریافت کرده و هزینه های آن را پرداخت می کند. البته باید مراقب باشید که مشتری پروژه را با کاربر نهایی، که استفاده کننده نهایی محصول تولید شده است، اشتباه نگیرید. مشتری پروژه فرد یا گروهی است که تحویل شدنی نهایی پروژه را با مشخصات معین تحویل می گیرد. اما کاربر نهایی فردی است که از آن استفاده می کند و امکان دارد با هم یکی نباشند.

در ادامه باید ویژگی هایی را که مشتری پروژه از تحویل شدنی پروژه انتظار دارد، فهرست کنید. خصوصیات عملکردی و ظاهری تحویل شدنی های پروژه کدامند؟ شرایط مشتری را در این مرحله به حد کافی مشخص کنید. البته باید این ویژگیهای عملکردی یا ظاهری با توجه به اطلاعات اولیه ای که از پروژه دارید، انجام شود. ویژگیهای بیشتر را باید در زمان برنامه ریزی تفضیلی توضیح دهید. اما در این مقطع فقط با دیدی کلی از آنچه مشتری به دنبال آن می‌گردد ، این کار را انجام می دهید. بهترین راه برای تهیه لیست شرایط مشتری پرسش مستقیم از خود او می باشد.

بخش آخر قسمت محدوده منشور مربوط به نیازهای مشتری می شود. عموما مشتری برای نیازهایی که دارد و حل مشکلاتی که با آن مواجه است. دنبال دست یابی به تحویل شدنی پروژه می باشد. در واقع مشتری به دنبال تحویل شدنی نهایی نیست. بلکه به دنبال راه حل مناسبی برای رفع نیاز خود می باشد. برای مثال نیاز شما به اتومبیل یک نیاز واقعی نیست. بلکه شما به وسیله ای برای حمل و نقل خود نیاز دارید اتومبیل وسیله‌ای است که نیاز شما را مرتفع می‌کند.

در قسمت نیاز مشتری سعی کنید، مشخص نمایید که دلیل واقعی انجام شدن پروژه برای مشتری چیست؟ چه مشکلی باعث شده که مشتری برای حل آن به سراغ تحویل شدنی نهایی پروژه برود؟ البته نیاز و مشکل مشتری ضرورتا نباید پس از تکمیل محصول نهایی پروژه ناپدید شود. بلکه باید تحویل شدنی نهایی پروژه مشکل مشتری را حداقل التیام ببخشد.

با داشتن شناخت صحیح از نیاز مشتری پروژه می‌توان، رضایت بخش بودن نتایج پروژه برای مشتری را کنترل کرد. در صورتی که معلوم ‌شود در مسیر اشتباهی در حال حرکت هستید می‌توان قبل از اتمام پروژه و اینکه هزینه های هنگفتی به هدر رود اصلاحات لازم را انجام داد. پس باید با مشتری پروژه جلساتی برای شناخت صحیح از نیازها و مشکلات او داشته باشید. همچنین تعیین کنید که او چه انتظاری از تحویل شدنی نهایی و راه حل هایی که آن ارائه می دهد، در نظر دارد.

در ادامه برای سند منشور باید ذینفعان پروژه را شناسایی و ثبت کنید. ذینفعان پروژه افراد یا گروه هایی هستند که از پروژه تاثیر می پذیرند. مانند مشتری پروژه، مدیران و سرپرستان شرکتها، اعضاء تیم کاری پروژه، عرضه کنندگان و تامین کنندگان اصلی پروژه و یا هر گروهی که از تحویل شدنی نهایی پروژه متاثر می شوند. مانند اتحادیه کارگری یا افراد و ارگانها و سازمانهای دولتی و غیر دولتی که در محیط پروژه حضور دارند.

در اینجا باید محدودیت انجام پروژه و پیش فرض هایی که برای آن در نظر گرفته می شود را تشریح کنیم. منابع مورد نیاز اجرای پروژه و ریسک های آن جزء مهمترین محدویت های پروژه می باشند. سئوالاتی مانند چه کسی و در چه زمانی باید به چه چیزها و به چه مقدار دسترسی داشته باشد تا بتواند فعالیت های مورد نیاز اجرای پروژه را به انجام برساند؟ در اینجا پاسخ داده می شود. البته در اینجا اعضاء تیم پروژه و ساختار سازمانی پروژه یا اصطلاحا چارت سازمانی مشخص می گردد. حتی مسئولیت های کلیدی تعیین می گردد. مدیریت پروژه در این قسمت با همفکری مدیران سازمان یا شرکت این کار را انجام می دهد.

بعدی از تعیین محدودیت های پروژه ، لازم است مهلت مقرر برای ارائه تحویل شدنی های پروژه به مشتری را مشخص نمود. آیا برای تحویل شدنی نهایی مهلت مقرر شده است؟ یا اینکه انتظار می‌رود در چه زمان مشخصی تکمیل گردد؟ اگر جواب منفی است باید آن را ذکر کنید. البته بهتر است برای تکمیل پروژه‌ها مهلتی را تعیین شود که واقع بینانه باشد.

آیا مهلت های دیگر نیز وجود دارد که برای مشتری پروژه مهم است؟ آیا باید تیم پروژه آنها را بدانند؟ توضیح از دلیل وضع این مهلت ها را نیز بهتر است ذکر کنید. در قسمت مهلت ها نباید به دنبال ایجاد برنامه ریزی برای تیم پروژه بود. چون این کار به اطلاعات با جزئیات بیشتر نیاز دارد. پس این کار در این زمان چندان فایده ای ندارد و گاهی باعث سردرگمی تیم کاری می شود. بنابراین باید در زمان برنامه ریزی پروژه که تیم کاری به ایجاد برنامه زمانبندی قابل اجرا مبادرت می‌ورزد و سرپرستان و مشتریان پروژه فرصت بررسی و تصویب آن را خواهند داشت، این کار انجام گیرد. اینجا فقط یک حدودی برای کارها مشخص می شود یا اهداف اصلی تعیین و مهلت های آنها با تاریخ های مشخص که اصطلاحا مایلستون گفته می شود، معین می گردد.

 

چگونه منشور پروژه را تهیه کنیم؟

 

سئوال دیگر آن است که؛ آیا محدودیتی در زمانی که افراد در پروژه صرف می‌کنند، وجود دارد؟ یکی از منابع مهمی که هر پروژه برای به نتیجه رسیدن صرف می کند نفر ساعت پرسنل یک شرکت یا سازمان است. که این افراد عموما عضویت تیم کاری پروژه را دارند. اکثر اوقات سازمان‌ها در نظر دارند، که افراد شان مقدار مشخصی از وقت خود را برای یک پروژه صرف کنند. برای مثال حدود ‏۲۰ % وقت خود را روی پروژه نیروگاه سیکل ترکیبی و یا پروژه توسعه نرم افزار آنلاین اتوماسیون اداری صرف کنند. چون هم باید همه پروژه ها به موقع تمام شوند و هم هر پروژه سقف محدودی برای منابع و هزینه ها دارد. پس اگر هر گونه محدودیتی در پروژه برای نفر ساعت پرسنل کاری شرکت دارید، حتما آن را در این قسمت بیان کنید. همچنین دلایل این محدودیت‌ها را نیز ذکر نمایید.

ضمنا در ادامه باید بگویید وضعیت مالی پروژه چگونه است؟ حداکثر پولی که می توان صرف پروژه نمود، چقدر است؟ سعی کنید از میزان اعتبارات تخصیص داده شده به پروژه اطلاع کامل حاصل کنید. حتی اگر بودجه معینی برای پروژه مشخص نشده باشد. در برخی سازمان‌ها ، اختیارات مدیران منابع سازمانی بیشتر از مدیران پروژه است. بهتر است فهرست مقدار اعتبار هر یک از بخش‌های پروژه را بیان نمایید. این کار برای ارائه به طرح پروژه در فاز برنامه‌ریزی بسیار با اهمیت می باشد. حتی برای تعیین وزن محدودیت‌های هزینه‌ای و اوزان فعالیت های پروژه ضروری است.

آیا محدودیت‌های دیگری نیز برای منابع وجود دارد؟ آیا کاری هست که نتوانید انجام دهید؟ به عنوان مثال می‌توان از محدودیت‌های فقدان مشاوران استخدامی یا استفاده از تجهیزات و ماشین آلات خاص نام برد. هر گونه محدودیتی را که سرپرستان تیم پروژه در زمینه های فنی و مالی پروژه اعلام می کنند ، فهرست نمایید.

 

در پایان هم بهتر است اولویت های پروژه و معیارهای اصلی آن را بیان کنید. توضیح دهید که کدام یک از اهداف اصلی پروژه الویت بیشتری دارند؟ محدوده کاری (کیفیت) ، زمان های تعهدی پروژه و یا سقف هزینه های پروژه. این سه متغیر از یکدیگر مستقل بوده و بسیار مهم است که ترتیب اولویت و اهمیت آنها را بدانید. زیرا در فاز برنامه‌ریزی مجبور به گرفتن تصمیمات پیچیده خواهید بود.

به این مثلث هدف مدیریت پروژه ، اصطلاحا محدودیت های سه گانه نیز می‌گویند. افزایش یا کاهش هریک از آنها بر دو مورد دیگر تاثیر گذار است. برای مثال اگر عملکرد بیشتری را در پروژه اجرایی بخواهیم داشته باشیم. حتما زمان یا هزینه افزایش خواهد یافت. برای مثال اگر بخواهیم در یک خط تولید، توانایی بسته بندی اتوماتیک را بجای بسته بندی دستی داشته باشیم. مجبور به افزایش زمان و بودجه پروژه هم برای طراحی آن و هم خرید تجهیزات و هم نصب آنها بر روی خط تولید، می باشیم. همچنین اگر بخواهیم زمان پروژه را کم کنیم. حتما با افزایش هزینه ها و یا کم شدن محدوده کاری پروژه روبرو خواهیم شد.

انتخاب بهینه اعضاء تیم از بین این محدودیت های سه گانه در زمان تصمیم گیری ها، نیاز به داشتن اطلاعات مناسب از اولویت بندی آنها توسط سرپرست های پروژه دارد. آیا زمان بندی مهمتر از محدوده و محدوده کاری مهمتر از هزینه است؟ این اینکه محدوده رتبه اول را دارد و سپس هزینه و در نهایت برنامه زمانبندی اهمیت دارد؟ بهتر است دلایل تنظیم اولویت بندی ها را نیز توضیح دهید.

 

تصویب منشور پروژه

بعد از طی مراحل گفته شده، پیش نویس منشور پروژه را با سرپرستان پروژه و بعد از آن با مدیر پروژه  بررسی کنید. قسمت محدوده منشور را با مشتری پروژه، جهت اطمینان از موافقت او با تعریف محصول پروژه یا همان تحویل شدنی نهایی بررسی نمایید. همچنین مهلت تعیین شده را با او هماهنگ کنید. اگر مشتری پرداخت کننده هزینه پروژه است، حدود هزینه و منابع مورد نیاز پروژه را نیز با او بررسی نمایید. مخصوصا زمان هایی که باید پرداختها را انجام دهد. سپس از وی بخواهید که منشور پروژه را با امضای خود تایید کند.

اگر مشتری تغییراتی را در منشور درخواست نمود. آن را با مدیریت پروژه در میان بگذارید. هنگامی که مدیریت پروژه و مشتری پروژه موافقت خود را با پیش نویس منشور اعلام کردند. نسخه نهایی را تهیه کرده و به امضاء مدیران پروژه و مشتری آن برسانید.

با تصویب منشور پروژه ، فاز بعدی پروژه یعنی برنامه ریزی شروع می شود.

به این نکته دقت کنید که اطلاعات مناسبی را در منشور پروژه جمع آوری کنید. زیرا چه چه بسیار تیم های پروژه ای که به سمت فاز برنامه ریزی خیلی سریع حرکت می کنند در حالیکه هنوز اطلاعات کاملی برای منشور پروژه را جمع آوری نکرده اند. همین موضوع هم بعث صرف روزها یا هفته ها صرف وقت در برنامه ریزی می شود. آن هم نتیجه اش تهیه برنامه زمانبندی می شود که اشتباه های فاحشی دارد و اجرایی نیست. خیلی مراقب باشید که این موضوع برای شما اتفاق نیفتاد. در واقع اگر زمان بیشتری را صرف تهیه منشور پروژه صحیح نمایید، زمان بسیار بیشتری را در آینده پروژه صرفه جویی خواهید کرد. و برنامه های واقعی تر خواهید ساخت. پس شما حتما توجه نمایید که در منشور پروژه اطلاعات زیر را باید جمع آوری کنید؛

  1. اهداف اصلی انجام پروژه

  2. زمانهای شروع و پایان پروژه و تاریخ های کلیدی و اقلام قابل تحویل پروژه

  3. ذینفعان کلیدی پروژه

  4. محدودیت‌های و مفروضات پروژه

  5. ساختار سازمانی پروژه چارت سازمانی

  6. ریسک های مهم پروژه

  7. خلاصه بودجه بندی و هزینه های پروژه

  8. منابع اصلی مورد نیاز پروژه و اولویت بندی های پروژه

 

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید