برای کسب موفقیت در اجرای پروژه ها و رسیدن به اهداف مورد نظر، علاوه بر تعریف صحیح محدوده پروژه، همیشه باید به سازماندهی پروژه توجه داشته باشید و بصورت دوره ای آن را بررسی کنید. تا بهترین شکل سازماندهی برای پروژه و اجزای آن، برای رسیدن به اهداف اصلی پروژه وجود داشته باشید.

ساختار شکست کارها برای تحویل شدنی نهایی

اولین قدم در سازماندهی پروژه تجزیه کردن تحویل شدنی نهایی پروژه به موارد کوچک تر است. این طوری می توانید کارها و منابع مورد نیاز تهیه و ساخت تحویل شدنی های پروژه را تعیین کنید. چون به این وسیله می توان، بجای یک پروژه بزرگ و مبهم، به واحدهای کاری کوچکتر و واضح که قابل مدیریت بیشتری دارند، دست یافت. که این واحدهای کاری، توسط ا فراد مشخص با تخصص های معین قابل انجام می باشد و تکمیل این واحدهای کاری منجر به انجام کل پروژه و رسیدن به اهداف اصلی ذینفعان پروژه می شود. در واقع در شروع پروژه، ما باید با تجزیه کردن کل کار، به اجزاء قابل مدیریت برسیم که به آنها فرآیندهای کاری یا اصطلاحا فعالیت های پروژه می گویند. به کل این فهرست هم اصطلاحا ساختار شکست کار Work Breakdown Structure یا به اختصار WBS هم می گویند.

یک فعالیت یا فرایند کاری مجموعه‌ای است از مراحل، که برای تولید یک محصول یا یک تحویل شدنی لازم است. برای مثال اگر شما در حال نصب قفسه های یک انبار باشید، تحویل شدنی نهایی پروژه شما، قفسه های نصب شده در کل فضای مورد نظر پروژه است. حال نصب قفسه ها در هر بخش یا طبقه انبار می تواند یک فعالیت باشد. حتی اگر بخواهید جزئی تر کار را مدیریت کنید، می توانید تا سطح بستن پیچ و مهره ها ، پروژه را تجزیه کنید و بستن پیچ و مهره ها را هم یک فعالیت در نظر بگیرید.

فرآیندهای پروژه

البته برای هر فرآیند کاری یا همان فعالیت های پروژه، نیاز به ورودی ها و انجام کارهایی بر روی آنها داریم تا بتوانیم خروجی های آن فعالیت را بدست آوریم. تا در نهایت به تحویل شدنی نهایی یا اقلام تحویلی پروژه برای کارفرما دست پیدا کنیم. این زنجیره به هم پیوسته از فعالیتها و خروجی های آنها را می توانیم با کمک نمودار گانت در قالب یک زمانبندی به نمایش بگذاریم. البته به بلندترین زنجیره این فعالیتها در پروژه که زمان انتهایی کار پروژه و تاریخ پایان پروژه را نشان می دهد، اصطلاحا مسیر بحرانی پروژه critical Path Method یا به اختصار CPM گفته می شود.

فعالیتهای پروژه

فرض کنید قصد دارید یک ساختمان مسکونی بسازیم. در اینجا تحویل شدنی نهایی، ساختمان مسکونی است. البته خروجی فعالیتهای شما در اینجا عبارتند از مجوز احداث بنا، زمین کارگاه ، فونداسیون بنا ، اسکلت ساختمان ، سقف و دیوار طبقات ، سیستم های تاسیساتی بنا ، نمای ساختمان ، محوطه بنا ، پایان کار و سایر موارد. در واقع هر کدام از این موارد ورودی یکی از فعالیت های پروژه هستند تا در نهایت تحویل شدنی نهایی پروژه، یعنی ساختمان مسکونی آماده تحویل به کارفرما یا مشتری پروژه گردد.

همیشه باید به این نکته دقت شود که همفکری با اعضای تیم پروژه برای شناسایی ساختار شکست پروژ WBS ضروری است. چون انجام پروژه کاری تیمی است و نیازمند تخصصهای مختلفی است. حتی برای تخمین منابع مورد نیاز فعالیتها و اقلام تحویلی پروژه و یا مدیریت ریسکهای آن هم کار به همین صورت باید انجام بگیرد.

البته در برخی موارد ابعاد پروژه بزرگ و اصطلاحا با مگاپروژه مواجه هستیم. در این مواقع برای اینکه مدیریت خوبی بر روی تهیه ساختار شکست کارها و از قلم نیافتادن آنها داشته باشیم. می توان پروژه اصلی را به چند زیر پروژه تقسیم نمود و سپس برای هر کدام از آن پروژه ها ساختار شکست جداگانه، تهیه کرد. در این حالت باید راهکارهای لازم جهت هماهنگی این زیر پروژه ها در مدیریت و اجرای کارها در نظر گرفته شود.

تعریف زیر پروژه ها و سازماندهی آنها

در پروژه‌های بزرگ هر زیر پروژه ممکن است احجام کاری زیادی داشته باشد. بنابراین لازم است مدیریت مستقل ، اما هماهنگ نسبت به کل پروژه داشته باشد. البته مدیر پروژه در تیم زیر پروژه باید خود عضوی از تیم پروژه اصلی باشد و زیر نظر مدیریت کل پروژه فعالیت نماید. البته نقش مدیریت پروژه در پروژه مادر و زیر پروژه ها بسیار شبیه هستند. مدیر زیر پروژه مسئول اطمینان از تکمیل کار در زیر پروژه است. تیم‌های زیر پروژه با همان فازها و تقریباً همان فعالیت‌های پروژه اصلی سر و کار دارند. در ادامه به شرح کلی چگونگی انجام فعالیت‌های برنامه‌ریزی پروژه توسط زیر پروژه‌ها و تیم پروژه اصلی می پردازیم.

چگونه زیر پروژه‌ها را تعیین کنیم؟

حتما این سئوال برای شما هم مطرح است که چگونه باید زیر پروژه ها را تعیین کرد؟ بهترین روش برای این کار گروه بندی تحویل شدنی های نهایی پروژه به انواع مشابه یا دسته بندی کارهایی است که به مهارت های مشابه نیاز دارند. می توان این کار را با گروه بندی تحویل شدنی های پروژه ، شروع کنید. تحویل شدنی ها را گروه بندی کنید. از نمودار درختی برای این کار کمک بگیرید. عموما این نوع گروه بندی با واحدهای کاری یا عملیاتی سازمان مانند واحد مهندسی، بازرگانی، مالی، پشتیبانی و … و یا دسته بندی منابع کلیدی سازمان مانند بخش ماشین آلات و منابع انسانی و … همخوانی پیدا می‌کند. هر گروه از این تحویل شدنی ها که نیازمند تیم کاری و منابع مشابه هستند، یک زیر پروژه را تشکیل می دهند.

برای برنامه ریزی زیر پروژه ها هم می توان به ترتیب اقدامات زیر را پیگیری نمود؛

  • شناسایی محدوده: بهتر است اول در سطح پروژه مادر تعیین محدوده کاری انجام گیرد. سپس زیر پروژه‌ها تعیین محدوده شده و ساختار شکست کار آنها تهیه گردد.
  • ارزیابی ریسک: مناسب است ارزیابی ریسک در زیر پروژه ها انجام شده و بعد ریسکها در کل پروژه به تیم پروژه مادر ارائه شده و یکپارچه و هماهنگ شوند.
  • برنامه ریزی و زمانبندی منابع: بهتر است اول در پروژه مادر زمانبندی جامع انجام شود و بعد زیر پروژه ها زمانبندی شوند و در صورت نیاز برنامه زمانبندی جامع بازبینی شود.
  • برنامه ریزی و بودجه بندی منابع: بهتر است اول در زیر پروژه ها براساس برآوردهای اولیه، بودجه ها مشخص شود و سپس با بودجه های کلی پروژه مادر تعیین گردد.

در این بین نامگذاری زیر پروژه ها هم مهم است. چون نام زیر پروژه هم باید کوتاه باشد و هم بیانگر اهداف زیر پروژه و محدوده کاری آن باشد. تحویل شدنی های نهایی زیر پروژه ها را بررسی کنید. اگر موردی را فراموش کرده اید، آن را در زیرپروژه مناسب خود قراردهید. همچنین اگر تحویل شدنی های تکراری در پروژه دارید ، بررسی کنید چرا این اشتباه رخ داده است و آن را رفع کنید. بهتر است زیر پروژه ها علاوه بر نامگذاری، حتی کد گذاری هم بشوند.

تیم سازی و ارزیابی مهارت ها

پس از تعریف زیر پروژه ها و تخصیص تحویل شدنی ها ، باید ترکیب تیمهای کاری و مهارت های مورد نیاز زیر پروژه ها را مشخص کنیم. باید اطمینان حاصل کنیم که انتخاب اعضا به منظور تکمیل کارهای زیر پروژه‌ها بدرستی انجام شده است. باید در این مرحله به ارزیابی مهارتهای مورد نیاز برای انجام کارهای پروژه پرداخته شود. بهتر است پرسشهایی مانند مواردی که در ادامه بیان می شود، پاسخ داده شود؛

  • آیا امکان ساخت و ارائه تحویل شدنی پروژه توسط اعضاء تیم کاری وجود دارد؟
  • آیا برونسپاری برخی از کارها در پروژه ضروری است؟
  • آیا توان مدیریت کارهای برونسپاری شده در تیم کاری پروژه وجود دارد؟
  • آیا با توجه به زمانبندی و بودجه پروژه منابع مورد نیاز فعالیتها در دسترس می باشد؟
  • آیا توان مدیریت منابع سازمانی و هماهنگی با سایر پروژه ها در تیم پروژه وجود دارد؟

 تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه مستلزم وجود افرادی است که دارای مجموعه ای از توانمندیها و مهارت های مرتبط با ایجاد تحویل شدنی های نهایی پروژه با توجه به اهداف اصلی آن باشند. این یکی از وظایف خیلی مهم مدیر زیر پروژه است که مهارت‌های مورد نیازش را شناسایی و استخدام و یا بکارگیری کند. ضمنا بصورت دوره ای ارزیابی کند و تغییرات مورد نیاز این تیم را برای ایجاد بهترین همخوانی کارها و افراد برای دست یابی به اهداف پروژه انجام دهد.

بعد از انتخاب و ارزیابی اولیه، اقدام بعدی تفویض اختیار و مسئولیت به اعضاء تیم است. در اینجا باید به این نکته توجه داشت، که هر فرد با توجه به تجربیات و مهارتهایی که دارد باید مسئولیت و اختیارات بگیرد. تا هم خود او بهتر کار کند و بهره وری کارش افزایش یابد و هم با عملکرد خوب خود اثر مثبتی بر عملکرد سایر اعضاء داشته باشد.

شناسایی و سازماندهی ذینفعان پروژه (مدیریت ذینفعان)

همیشه باید سعی کنید فهرست بروز رسانی شده ای از ذینفعان پروژه را داشته باشید. باید بررسی کنید که آیا نظرات و تقاضاهای آنها در پروژه تامین می شود؟ اگر تامین نمی شود، آیا می دانید که هر یک از آن ذینفعان، می تواند چه تاثیری بر روی پروژه و سایر ذینفعان پروژه داشته باشد؟ بهتر است تمامی این موارد را مشخص کنید. برای این منظور بهتر است ذینفعان را به دو گروه تاثیرگذار زیاد و کم تقسیم کنیم. همچنین با استفاده از ماتریس میزان تاثیر/نوع تاثیر آنها را دسته بندی کرد و با توجه به برنامه ریزی انجام گرفته برای ذینفعان پروژه، مدیریت این گروه ها را انجام دهیم.

 

نمودار شناسایی ذینفعان پروژه

 

در پروژه نسبت به ذینفعانی که تاثیرگذاری زیادی بر پروژه و اجزاء آن دارند باید اهتمام ویژه داشت. برای مثال می توان مشتری پروژه، مدیران پروژه، عرضه کنندگان اصلی که نیازمندیهای پروژه را تامین می‌کند، اعضای کلیدی تیم پروژه و … که می توانند تاثیرپذیری زیادی بر روی پروژه داشته باشند. برای اینکه منافع ذینفعان پروژه به درستی تامین شود و ارتباط مناسبی آنها با پروژه داشته باشند، بهتر است در تیم پروژه عضویت داشته باشند و یا حداقل نماینده ای در بین اعضاء تیم کاری پروژه داشته باشند. تا اینگونه ارتباط بهتر و موثرتری با تیم پروژه داشته باشند.

در این بین حضور مشتری یا نماینده او در تیم پروژه و هماهنگی کارها در حین اجرای پروژه ضروری می باشد. برخی تیم‌ها نسبت به گنجاندن مشتری در تیم به صورت عضویت منظم تردید دارند اما چند دلایل مهم که برای عضویت منظم مشتری یا نماینده او می توان باین کرد به شرح زیر می باشد؛

  • مشتری درک بهتری از تصمیمات ناشی از تغییرات در پروژه پیدا می کند
  • مشارکت مشتری در تیم، موجب اطمینان از پذیرش تصمیمات تیمی توسط وی می گردد
  • اطلاعات ارزشمندی را مشتری می تواند از نیازها و شرایطش، در سرتاسر پروژه در اختیار تیم بگذارد

انجام تغییرات و بروز رسانی تیم در طول اجرای پروژه

لازم است به این نکته هم توجه داشته باشد که شما با پیشرفت در مراحل و فازهای پروژه به تخصص ها و مهارت های مختلفی احتیاج دارید. برای این مطلب شما باید آمادگی تغییراتی در تیم پروژه باشید و آن را به خوبی مدیریت کنید. پس سعی کنید با بررسی برنامه زمانبندی پروژه و تهیه هیستوگرام های منابع انسانی نسبت به این مطلب پیشاپیش اقدام کنید. ضمنا این ورود و خروج های اعضا به تیم پروژه را به دقت ثبت کنید و تحلیل صحیح از آنها داشته باشید. اینگونه هم می توانید در صورت بروز اختلالی در منابع انسانی، مدیریت پروژه را پیشاپیش در جریان بگذارید. همچنین با ثبت اطلاعات، از دروس آموخته آن در پروژه های آتی بهره فراوان ببرید.

نمودار درختی و چارت سازمانی زیر پروژه ها

برای مصور کردن سازماندهی پروژه و ثبت تغییرات یکی از بهترین راه ها استفاده از یک نمودار درختی در قالب نرم افزار Visio مایکروسافت آفیس است که اصطلاحا به آن چارت سازمانی پروژه هم می گویند. البته بهتر است این چارت سازمانی یا همان نمودار درختی، ابتدا برای زیر پروژه ها تهیه گردد و سپس در پروژه مادر تجمیع و یکپارچه شود. این نمودار می تواند سمت های پروژه را نشان دهد و هر از گاهی با نام اشخاص که در این سمت ها ایفاء نقش می کنند تکمیل و بروز شود. البته در ساختار شکست کار هم که می تواند به صورت نمودار درختی نمایش داده شود، هر فعالیت یا هر تحویل شدنی پروژه می تواند با مسئولیت یکی از اعضاء تیم پروژه در چارت سازمانی یا نمودار درختی مرتبط گردد.

این تصویر سازی ها و مستند کردن سازماندهی پروژه کمک می کند که قبل از شروع کار، دید خوبی از کمبودها و تداخلات کارها و اعضاء تیم و مسئولیتهای آنها داشته باشیم و قبل از وقوع هر گونه مشکلی، راهکاری برای آن در نظر بگیریم. پس همیشه این مراحل را جدی بگیرید و با دقت و مشورت افراد خبره این گام ها در مدیریت پروژه و هدایت تیم کاری آن را طی نمایید.

تفویض اختیار به اعضاء تیم پروژه

در واقع یک گام اصلی و مهم در موثر شدن سازماندهی پروژه و بروز و ظهور قابلیت اعضاء تیم، مبحث تفویض اختیار است. اینکه به هر یک از اعضا چه اختیاراتی را در چه زمان و مکانی اعطا نمایید، سازماندهی شما را کاملا تحت شعاع قرار می دهد. شما اگر متخصص ترین و با تجربه ترین افراد را بکار بگیرید ولی اختیارات لازم را به او ندهید. احتمالا آن فرد کار زیادی از پیش نخواهد برد و حتی امکان دارد انگیزه های خود را برای پیشبرد کار از دست بدهد و سرخورده و نا امید شود.

نکته حایز اهمیت دیگر این است که در یک پروژه بزرگ، اختیار دهی به تیم کمک می‌کند، مزیت انجام کار بدون نیاز به نظارت جزئی بر تک تک افراد را داشته باشید. چون در پروژه های بزرگ برای عملکرد بهتر و چابک تر باید سعی کنید بجای مدیریت مستقیم از فنون رهبری و مربیگری اعضاء تیم کاری استفاده نمایید. برای این موضوع بهتر است که تک تک اعضای تیم تصویر کلی پروژه را درک کرده باشند. ضمنا چرایی انجام این پروژه را بدانند و بابت مقصود کارفرما و پیمانکار از اجرای پروژه توجیه باشند. همچنین اعضای تیم باید وابستگی های پروژه را بفهمد. چگونه ارتباط اجزای پروژه و حتی ذینفعان پروژه را بشناسند. تیم پروژه باید بر تحویل شدنی ها و مسئولیت پذیری های مربوط به آنها متمرکز باشند. این کار به اعضای تیم در انتخاب بهترین راه برای تولید تحویل شدنی ها پروژه، آزادی عمل خوبی می دهد.

مسئله با اهمیت دیگر گزارش وضعیت پروژه و پیشرفت فعالیت های آن توسط اعضای تیم به صورت منظم می باشند. تیم باید منابع مورد نیاز برای انجام کارها؛ مانند زمان، پول، ماشین آلات و نیروی انسانی را در اختیار داشته باشد. تمرکز بر تحویل شدنی ها به جای فعالیت ها ، تیم پروژه را در سطح مناسبی از مدیریت کار قرار می‌دهد. این کار آنها را از مدیریت جزئیات غیر ضروری به مدیریت و هدایت مسائل مهم تر ارتقاء می دهد. در اینجا به چند مزیت دیگر تمرکز بر تحویل شدنی های پروژه اشاره می کنیم؛

  • تحویل شدنی ها دارای تاریخ تحویلی هستند که شما را از انجام شدن یا نشدن به موقع آنها مطلع می سازد.
  • شما می‌توان هزینه ها را بهتر مدیریت نمایید و به هر یک از تبدیل شدنیها را به بخشی از هزینه ها مرتبط سازید.
  • می‌توانید معیارهای پذیرش مشتری را در رابطه با تحویل شدنی های لحاظ کنید. البته این معیارها را مشتری هریک از تحویل شدنی های تعیین می‌کند. حال می خواهد مشتری داخل سازمان باشد یا خارج از سازمان. همیشه با تنظیم معیارهای پذیرش مشتریان می توان از کیفیت مورد نیاز تحویل شدنی نهایی مطمئن شد و از دوباره کاری و اتلاف هزینه ها و زمان کاری پیش گیری کرد.

پایان کار و نتیجه گیری

در پایان امر سازماندهی پروژه بهتر است موارد زیر را بررسی کنید تا چیزی از قلم نیفتاده باشد؛

  • آیا تخصصها و تجارب لازم برای پروژه شناسایی شده است؟
  • چه ماشین آلات و منابع کلیدی برای اجرای پروژه لازم است؟
  • آیا اعضای واجد مهارتهای مورد نیاز برای ایجاد تحویل شدنی های پروژه در تیم کاری حاضر هستند؟
  • آیا تمامی ذینفعان تاثیرگذار بر پروژه شناسایی شده اند؟
  • آیا تمامی ذینفعان پروژه به نحو مناسب در تیم پروژه مشارکت داده‌ شده اند و برنامه ریزی ذینفعان و مدیریت مناسبی انجام می شود؟
  • آیا کار تعریف زیر پروژه ها به شکل صحیح انجام شده است؟
  • آیا تعداد اعضاء تیم پروژه اصلی و زیر پروژه متناسب و قابل مدیریت می باشد؟
  • آیا برای مدیریت پروژه زیر پروژه ای را در نظر گرفته اید
  • آیا تحویل شدنی های زیر پروژه ها جامع و غیر تکراری در کل پروژه می باشند؟
  • آیا ساختار شکست زیر پروژه ها از استانداردهای لازم برخوردار است؟
  • آیا تفویض اختیارهای لازم به اعضا و مسئولین پروژه انجام شده است؟
  • آیا موارد مورد سئوال در همه زیر پروژه ها در پروژه مادر هماهنگ و یکپارچه شده اند؟