این نکته خیلی مهم است و شما باید بدانید که اگر در فاز برنامه ریزی، عملکرد ضعیفی داشته باشید. در سه فاز بعدی پروژه با مشکل روبرو خواهید شد. اگر در برنامه ریزی ضعیف عمل کنید، حتما فازهای اجرا ، نظارت و کنترل و همچنین خاتمه پروژه با مشکلاتی روبرو خواهید بود. البته اگر در فاز ابتدایی یا آغازین هم کارها را درست انجام ندهید، تاثیرات منفی آن را در فاز برنامه ریزی می بینید. البته همانطوری هم که شما خوب می دانید، اگر در فاز اجرا بد عمل کنید. کل پروژه ناموفق خواهد شد.

هر فازی با تصویب عملکرد نهایی آن ، پیش از شروع فاز بعدی تکمیل می گردد. این کار از عبور نابهنگام شما به فاز بعدی جلوگیری می‌کند. در واقع تصویب انتهایی هر فاز را دروازه آن فاز می‌گویند. فاز ابتدایی دروازه‌اش، تصویب منشور اولیه پروژه است. در فاز برنامه‌ریزی دروازه ، تصویب طرح یا همان برنامه ریزی پروژه است. فاز اجرا هم دروازه‌اش محصول نهایی تحویل شدنی و فاز خاتمه دروازه‌اش تصویب گزارش اختتامی یا پایانی پروژه می باشد.

هزینه پروژه از زمان شروع پروژه تا برنامه‌ریزی و سپس در فاز اجرا به صورت نمایی افزایش می یابد. هزینه‌ها سپس به صورت ناگهانی در خاتمه کاهش می‌یابد. حالا اطمینان از فراهم نمودن کلیه نیازهای فاز بعدی پروژه با علم به عبور از هر فاز به فاز دیگر، نه تنها می‌تواند هزینه‌ها را به حداقل برساند. بلکه می‌تواند از هدر دادن زمان در انجام فعالیت های پروژه نیز جلوگیری کند. پس خیلی مهم است که ما از پیشرفت فازهای پروژه و اینکه در چه جایی از پروژه هستیم، اطلاعات صحیح و به هنگام داشته باشیم.

 

تصویب در فرآیند مدیریت پروژه

برای عبور از هر فاز به فاز دیگر بهتر است تصویب هایی را به عنوان بخشی از سیستم مدیریت پروژه سازمانی ، توسط مدیریت پروژه تنظیم و پیگیری کنیم. مدنظر قرار دادن این تصویب ها می تواند به ما ، عبور از هر فاز را دقیقا یادآوری کند. تصویب های پیشنهادی بهتر است که جزئی از یک فرآیند مدیریت پروژه باشند.

 

تصویب مدیریت پروژه برای پیشرفت فاز ها

 

موفقیت پروژه در فاز پایانی

یک پروژه هنگامی موفقیت آمیز تلقی می شود که نیازهای مشتری و سازمان هردو برآورده شوند و یادگیری سازمانی به عنوان یکی از نتیجه مهم پروژه تحقق یابد. مشتری هنگامی راضی می‌شود که تحویل شدنی پروژه، نیازها و انتظارات وی را تأمین کند. تحویل شدنی یک پروژه ممکن است که یک محصول باشد. محسوس یا غیر محسوس و یا یک خدمت یا ترکیبی از آنها. اگر تحویل شدنی نهایی پروژه کمتر از آنچه مشتری انتظار دارد را برآورده سازد ، باعث مایوس شدن او می گردد. بنابراین مشتری هم در انجام تعهدات خود سعی به عکس العمل متقابل می نماید و این امر باعث مشکلاتی در فاز پایانی پروژه می گردد.

همیشه نظرات را می توان مدیریت کرد. یکی از کارها این است که برای مشتری نسبت به تحویل شدنی پروژه، تعهد کمتری قائل شویم. اگر مشتری ها نسبت به آنچه در آخر پروژه تحویل می‌گیرند، انتظار کمتری داشته باشند، مشعوف می‌شوند. اما اگر انتظار زیادتری از تحویل شدنی نهایی داشته باشند، مایوس می گردد. در هر دو حالت شما تحویل شدنی یکسانی را به مشتری ارائه می دهید. تنها تفاوت موجود در ذهنیت مشتری نسبت به آنچه تحویل می‌گیرد یا همان انتظاراتش نهفته است.

عامل دوم در اندازه گیری موفقیت پروژه برآورده شدن نیازهای سازمان است. این نیازها ممکن است از نوع منافع سازمان و یا از نوع توسعه توانایی سازمان در حیطه جدیدی از تکنولوژی باشد. نیازهای سازمانی باید توسط مدیر پروژه در منشور اولیه بیان شود.

سومین عامل یادگیری سازمانی ، تیمی و فردی شما از نتایج پروژه است. تا در تجربه‌های مجدد شما یا تیمهای شرکت در دیگر پروژه ها بتوانند از این آموخته‌ها بهره ببرند و از اشتباهات دوری نمایند. فرآیند یادگیری باید در سراسر پروژه لحاظ گردد و به عنوان یکی از اهداف اصلی پروژه در داخل سازمان پیگیری شود.

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.