همیشه باید به این مطلب توجه داشت که بیشتر فعالیت هایی که باید توسط افراد تیم پروژه کامل شود، شباهت های زیادی به هم دارند. آن فعالیتها از شروع کارهای پروژه گرفته، تا اتمام آنها، عموما برای تمامی پروژه ها یکسان هستند. چه پروژه ساده باشد چه دشوار و پیچیده ، یا اینکه پروژه کوچک و با افراد کمی سر و کار داشته باشد یا یک پروژه بزرگ در ابعاد مگا و با افراد زیاد انجام شود. این فعالیت‌ها را می‌توان در پنج مرحله اصلی یا اصطلاحا فاز پروژه تقسیم‌بندی کرد. فازهای پروژه شامل گروه عمده ای از فعالیت‌ها است که باید از طریق فرایند مدیریت پروژه انجام شود. این پنج فاز به ترتیب با فاز ابتدایی شروع و با فاز خاتمه پایان می‌پذیرد. در ادامه بحث، هر یک از این فاز ها را برای شما تشریح می کنیم.

 

فاز ابتدایی

همیشه اولین فاز پروژه ، فاز ابتدایی است که پس از انتخاب یک پروژه توسط مدیریت پروژه و تیم اولیه پروژه، شروع می شود. البته قبل از فاز ابتدایی شما باید امکان‌سنجی برای پروژه را انجام داده باشید. در صورت تایید نتایج مطالعات امکان‌سنجی فنی و اقتصادی پروژه و داشتن توجیه فنی و اقتصادی، کار فاز ابتدایی یا آغازین پروژه شروع می شود. هدف از فاز ابتدایی ، تعیین مسیر تیم پروژه از شروع فعالیت ها تا رسیدن به اهداف کلان پروژه است. تا اینگونه بدانند که چه کاری را باید انجام دهند و چه محدودیت هایی برای انجام آنها وجود دارد. عموما خروجی این فاز پروژه شامل سندی است که به آن منشور پروژه می گویند.منشور پروژه با منظور مستندسازی دقیق و روشن فرضیات اولیه پروژه و گرفتن تایید کارفرما و حامی پروژه، مبنی بر درست بودن آنها خواهد بود. وقتی مدیر پروژه تعیین می‌شود، تایید منشور پروژه ، روشی فوق‌العاده برای مدیر پروژه به منظور روشن کردن مسیر سایر اقدامات لازم برای پروژه است. بخصوص فاز برنامه ریزی که از منشور پروژه استفاده های زیادی می نماید. بسیاری از مدیران پروژه به دلیل نداشتن منشور پروژه جامع و شفاف در فرآیندهای مدیریت پروژه بعدی دچار مشکلاتی می شوند که گاهی حل آن مسئله ها بسیار زمان بر و هزینه زا می باشند. عموما در فرم منشور پروژه دو بخش وجود دارد.

بخش اول: خلاصه اطلاعات پروژه و اهداف اصلی آن

  • تعاریف مقدماتی پروژه و جایگاه آن
  • ذی‌نفعان پروژه شامل کارفرما ، بهره بردار ، تامین کننده مالی ، مشاوران و پیمانکار
  • هدف اصلی پروژه
  • محدوده کاری پروژه و اقلام تحویلی اصلی
  • نیازها، الزامات و معیارهای پذیرش اقلام تحویلی پروژه
  • نقشها و مسئولیتها

بخش دوم: چگونگی دست یافتن به اهداف اصلی پروژه

  • سازماندهی تیم پروژه و نمودارهای سازمانی
  • وابستگیها و ارتباط فعالیتهای پروژه و منابع کلیدی آن
  • خلاصه گزارش مدیریت ریسک پروژه
  • خلاصه برنامه ریزی استراتژیک پروژه و راهکارهای ویژه اجرای پروژه
  • زمانبندی کلی پروژه (سطح ۲)هزینه ها و
  • جریان نقدی پروژه

ما در مجموعه فرازدان نمونه فرم منشور پروژه را برای دانلود در دسترس شما عزیزان قرار داده ایم.

جمع آوری اطلاعات لازم برای اسناد فاز ابتدایی پروژه بیشتر مواقع جزء وظایف سرپرست های پروژه است. اما گاهی هم در شروع کار به علت کوچک بودن تیم پروژه و یا شکل نگرفتن کامل آن ، خود مدیر پروژه کار جمع آوری اطلاعات و تولید سند های لازم منشور پروژه را در عمل انجام می دهد. بعضی مواقع هم نفرات هماهنگ کننده و کنترل پروژه در این امر به مدیریت یاری می رسانند. در سند منشور پروژه عموما؛ مرزها و محدودیت‌های اجرای پروژه و همچنین ویژگی‌های انجام فعالیت های آن با توجه به ریسک هایی که دارد، معین می شود. خلاصه اینکه مدیر پروژه با همراهی سرپرستان پروژه و هماهنگ کننده یا کنترل پروژه ، هر کدام که در زمان آغاز پروژه حضور داشته باشند ، کلیات کار پروژه را در خروجی با عنوان منشور پروژه جمع آوری می کند. البته در فاز ابتدایی باید سازماندهی تیم کار با حداقل گلچینی از تخصص های مورد نیاز پروژه انجام گیرد. تا برای همفکری در فاز برنامه ریزی پروژه حداقل یک نفر با تجربه، برای هر تخصص در تیم اولیه پروژه حضور داشته باشد.

 

فاز پروژه

 

برنامه ریزی

در مرحله کاری یا فاز دوم پروژه ، باید برنامه‌ای را برای چگونگی انجام کار و زمان انجام آن تدارک ببینیم. برنامه ریزی مهمترین فاز یک پروژه است. زیرا در این فاز است که مشخص می‌شود؛ چه کسی باید چه کاری را انجام دهد؟ چگونه می توان از نتیجه مطلوب کار گروهی اعضاء تیم کاری پروژه اطمینان حاصل نمود؟

اگر از مرحله برنامه ریزی صرف‌نظر کنیم و اجازه دهیم که تیم پروژه هرچه را که لازم می‌بیند، انجام دهد. مهمترین قطعه پازل پروژه خود را از دست داده ایم. این کار باعث می شود، گرفتار انجام کارهای تکراری ویا موازی شویم. همانطور هم که خوب می دانید، این کارها هزینه‌بر و زمان‌بر هستند و فاصله ما با اهدافمان را زیادتر می کنند. در طول فاز دوم، محدوده پروژه تعریف و برنامه مدیریت پروژه توسعه داده می‌شود. مهمترین مسأله، ساختار شکست کار WBS و تاریخ های با اهمیت پروژه یا همان مایلستون ها است که شناسایی می شود. همچنین برنامه پروژه با تعیین خط مبنا پروژه و معیارهای سنجش آن کار کنترل پروژه را ممکن می سازد. در این فاز نقش‌ها و مسئولیت‌ها معین می شود و تمام افراد درگیر در پروژه می‌دانند که برای چه کارهایی و در چه زمانی باید پاسخگو باشند. اگر کار را طوری برنامه ریزی کنیم که هر یک از اعضاء تیم کاری ، اهداف و چارچوب پروژه را به خوبی بشناسد. آنگاه پروژه مسیر حرکت خود را به صورت روان در جهت دستیابی به اهداف مهم خواهد پیمود.

خروجی فاز برنامه ریزی، سند طرح پروژه است که برنامه کاملی از چگونگی اجرای پروژه توسط اعضا تیم کاری با توجه به منابع و تجهیزات لازم را شامل می شود. همچنین تاییدات مشتری و پرداخت های او برای رسیدن به تحویل شدنی نهایی در زمان مقرر و با هزینه توافق شده نشان داده می شود. در فاز برنامه‌ریزی با انتخاب اعضای اولیه تیم ، تعریف محدوده پروژه ، تعریف ریسک های پروژه همراه با راه های جلوگیری از وقوع آنها و تعیین منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه بررسی می‌شود و طرح و برنامه پروژه به تایید مدیریت و مشتری می رسد.

 

فاز اجرا

بعد از تاییدات مستنداتی مانند برنامه زمانبندی ، در فاز برنامه ریزی پروژه ، نوبت به فاز اجرا می‌رسد. در فاز اجرایی پروژه ، کار تولید تحویل شدنی های پروژه انجام می گیرد. برای اطمینان از عدم انحراف پروژه از مسیر هدف های تعیین شده ، مدیر پروژه و سرپرستان آن ، بر پیشرفت فعالیت ها نظارت می کنند. در صورت نیاز به تغییراتی در برنامه ریزی ها و فعالیت های پروژه با تشکیل جلساتی تیم کاری و مسئولین مربوطه برای آن موضوع تصمیم گیری می نمایند.

ضمنا پیشرفت پروژه و تغییرات آن در حد نیاز با مشتریان و ذینفعان پروژه در میان گذاشته می شود تا در پایان فاز اجرا ، وقتی محصول نهایی پروژه آماده می شود ، رضایت مشتری  و ذینفعان پروژه بدست آید. در فاز اجرا برای ساخت محصولات و خدمات مورد نیاز مشتری ؛  نظارت بر پیشرفت پروژه ، حل مشکلات اطلاع‌رسانی پیشرفت پروژه ، مدیریت تغییرات در پروژه و کسب رضایت مشتری از محصول و خدمت نهایی انجام می گیرد.

 

فاز  نظارت و کنترل

در این فاز با نظارت و کنترل دوره ای سعی می شود، اندازه‌گیری پیشرفت پروژه و عملکرد آن صورت گیرد. تا اینگونه از انجام کارها در راستای برنامه مدیریت پروژه و دست یابی به اهداف کلان اطمینان حاصل گردد. مدیران پروژه با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) ، وضعیت پروژه را جهت نزدیک شدن به اهدافش سنجش می نمایند. یک مدیر پروژه بهتر است؛ ۲ الی ۵ شاخص را برای اندازه‌گیری عملکرد استفاده ‌کند. برای مثال با اندازه‌گیری زمان و هزینه پروژه و یا بعضی از شاخص های کیفی تحویل شدنی های پروژه می توان این امر را بررسی کرد. البته در این فاز ممکن است نیاز به اصلاح برنامه ها و طرح پروژه به وجود آید. این کار نیز با هماهنگی مشتری و مدیریت پروژه انجام می گیرد.

 

فاز  خاتمه

می توان گفت بعد از تحویل محصول نهایی به مشتری ، فاز خاتمه پروژه شروع می‌شود. در این فاز مشتری به ارزیابی رضایت خود از تحویل شدنی نهایی پروژه می‌پردازد. همچنین مدیر پروژه و سرپرستان و اعضاء تیم پروژه با توجه به بازخوردهای مشتریان و گزارشاتی که ثبت کرده اند، انجام پروژه و تحویل شدنی نهایی را ارزیابی می‌کنند. اینگونه اعضای تیم پروژه بر روی آنچه که در حین اجرا آموختند بحث می نمایند و توصیه‌های خود را جهت بهبود سیستم مدیریت پروژه به سازمان ارائه می‌دهند.

بعد از این کارها ، گزارش وضعیت نهایی پروژه مستند و در فاز خاتمه پروژه برای مدیریت پروژه و مشتری ارسال می‌گردد. حتی اگر لازم باشد برای ذینفعان هم بخشی از این اطلاعات منتشر می گردد. هنگامی که گزارشات و مستندات تکمیل شد، فاز خاتمه پروژه هم تمام شده است. اما بسیار مهم است که جشن پایان پروژه فراموش نشود. نه فقط در انتهای فاز خاتمه پروژه ، بلکه در هر زمانی که کار مهمی توسط تیم انجام می‌گیرد و موفقیت جدیدی برای پروژه و سازمان کسب می شود. فاز خاتمه شامل ارزیابی رضایت مشتری و ثبت درس آموخته های پروژه توسط تمام اعضاء پروژه می باشد و خروجی آن گزارش فاز خاتمه است.

 

سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی