لیست نیاز های مشتری و مشکلات او (راه حل های مورد نیاز)

پیش از شروع فاز برنامه ریزی بهتر است فهرستی از نیازمندی های مهم مشتری و همچنین مشکلات او که بخاطر آنها راه حل اجرای پروژه را انتخاب کرده تهیه نمایید. البته داشتن درس های آموخته از پروژه های مشابه قبل نیز در اینجا بسیار مفید می باشد. در این فهرست شما باید عنوان نیاز یا مشکل را بنویسید که هر کدام باید شماره منحصر به فرد داشته باشد. در ستون بعدی شرح مختصری از نیاز یا مشکل را بیان کنید. دقیقا بیان کنید از چه نیازی باید برطرف شود و یا چه مشکلی باید حل شود. در ستون بعد مشخص کنید که چه کسی و با چه مشخصاتی به این راه‌حل نیاز دارد. سپس نام کسی را که مسئول ارائه راه حل است، ذکر کنید. این شخص ممکن است به تنهایی بتواند راه حلی برای مشکل پدید آمده، پیدا کند و البته شاید هم نتواند. اما مسئولیت کار در نهایت بر عهده اوست. در واقع فقط اعضای تیم هستند که عهده‌دار مسئولیت‌های پروژه اند و کسی که مسئول ارائه راه حل می‌شود باید از اعضای تیم باشد.

 

بررسی فهرست نیازها و مشکلات و تطابق با راه حل های تحویل شدنی پروژه

فهرست تهیه شده در شروع پروژه برای محقق شدن، باید در فعالیت های برنامه زمانبندی تفضیلی و برنامه های اجرایی به دقت گنجانده شود. حتی منابع لازم و زمان های واقع بینانه برای آنها در نظر گرفته شود. در هر یک از جلسات تیمی پروژه نظارت و به هنگام شود. این لیست را با اعضای تیم بررسی کنید و وضعیت به هنگام شده مشکلات و راه حل هایشان را جویا شوید. همیشه کنترل کنید، آیا مشکلات برطرف شده اند؟ اگر جواب مثبت است که چگونه و در چه زمانی این اتفاق افتاده است؟ اگر مشکلات هنوز باقی مانده اند در چه زمانی و چگونه برطرف خواهند شد؟ پیش از اتمام جلسه تیمی پروژه مشکلاتی را که باید تا زمان برگزاری جلسه بعدی مرتفع شوند، بررسی نمایید. تا اعضای تیم از نحوه برنامه زمانی حل مشکل با خبر شوند.

 

بررسی فهرست دروس آموخته

در هنگام برنامه ریزی علاوه بر فهرست نیازها و مشکلات مشتری پروژه، شما باید لیستی از دروس آموخته از پروژه های گذشته شرکت را که در مقاطع مختلف توسط اعضاء تیم ها تجربه شده است. جمع آوری کنید و در دسترس داشته باشید. این درس‌ها که در خاتمه پروژه ها بررسی و جمع بندی می شوند. می توانند اطلاعات ارزشمندی را برای تهیه زمانبندی های واقع بینانه و اجرایی در اختیار تیم کاری پروژه قرار دهد. البته بهتر است با توجه به شرایط خاص این پروژه بروز شده و به مرور در جلسات تیمی نکته های جدید به آن اضافه گردد و بر اساس آن برنامه زمان بندی اصلاح گردد.

 

جمع کردن تیم پروژه

بهتر است قبل از تهیه برنامه زمانبندی تفضیلی تیم اولیه پروژه را گردآوری کنید. تا بتوانید از حوزه های دانشی مختلف که برای کار برنامه ریزی پروژه لازم است ، استفاده کنید. البته اعضای کامل تیم پروژه باید با توجه به برنامه ریزی تفضیلی و جامع گردآوری و سازماندهی شود. خیلی مهم است در این مقطع زمانی پروژه برای یافتن افرادی که نیاز دارید وقت بگذارید تا مشخصات لازم را برای اجرای پروژه داشته باشند. بهتر است از انتخاب اتفاقی و بدون بررسی اعضای تیم خودداری کنید.ترکیب و تعداد اعضا به اندازه پروژه و پیچیدگی آن وابسته است

حتی اگر سرپرستان پروژه اعضای اولیه تیم را مشخص کرده باشد، باز هم تحلیلی بر روی آنها انجام دهید. اگر نقایص مهمی در استخدام ها مشاهده کردید، پیش از شروع فاز اجرایی آن را برطرف نمایید. اولین چیزی که باید تشخیص دهید بزرگ و کوچک بودن پروژه است و اینکه تجربه اعضاء و تعداد آنها چقدر است و آیا با مسئولیت هایشان متناسب هستند؟ زیرا ترکیب و تعداد اعضا به اندازه پروژه و پیچیدگی آن وابسته است.

 

پروژه های کوچک

پروژه های کوچک آنهایی هستند که به ۱۰ نفر یا کمتر از آن نیاز دارند. به عبارت دیگر پروژه کوچک پروژه هایی هستند که با گروه‌های نسبتاً کوچکی از افراد مدیریت می شوند. در حالی که این افراد به عنوان بخشی از تیم اصلی پروژه مشغول به کار هستند. در پروژه های کوچک اولویت اول در انتخاب اعضای تیم پروژه، مهارت، دانش و تجربیات متعدد با کار آنها می باشد و معمولا در این پروژه‌ها تعداد تخصص های مورد نیاز کم است.

برای انتخاب بهترین ترکیب تیم پروژه لیستی از محدودیت‌های اصلی منابع را که در ساخت و تحویل شدن این پروژه به کار می روند تهیه کنید. سپس از هر یک از سرپرست بخشهای فنی و تخصصی بخواهید تا شما را در تشخیص مهارت های مورد نیاز در انجام پروژه یاری نمایند. در ادامه کار شما باید بررسی کنید که ذینفعان پروژه که در منشور پروژه فهرست شده اند، چه کسانی هستند؟ آیا در تیم پروژه باید نماینده داشته باشند؟ در برنامه ریزی چه نکاتی را برای ارتباط با آنها و کسب رضایتشان لحاظ کنید؟ میزان مشارکت آنها در فرآیند تولید محصول و ارائه خدمت به مشتری پروژه چگونه است؟

 

پروژه های بزرگ

پروژه های بزرگ که اعضاء آنها بیش از ۱۰ نفر می باشند ، با پیچیدگی بیشتری در کار تیمی و هماهنگ بین اعضاء در انجام پروژه مواجه هستند. برای مدیریت بهتر و موثرتر این نوع پروژه ها لازم است که پروژه را به چند زیر پروژه تقسیم نمایید. هر زیر پروژه در واقع بخشی از پروژه اصلی در یک پروژه بزرگ می باشد. هریک از زیر پروژه‌ها عموما مسئولی دارد که زیر نظر میریت پروژه اصلی در حال فعالیت است.

 

مسئولان زیر پروژه ها و نکته های قابل توجه

باید توجه داشته باشید که مسئولان و مدیران زیر پروژه ها باید همان مهارت های مدیر پروژه را دارا باشند. آنها باید قادر به اتخاذ تصمیمات در حوزه منابع تحت کنترل خود باشند. چون تحویل شدنی ها در سطح زیر پروژه ها آماده می شوند. بنابراین سطح زیر پروژه‌ها جایی است که به مهارت‌های کاری نیاز است. در واقع مسئولان زیر پروژه‌ها باید قادر به تخصیص مهارت‌های اعضای تیم شان به فعالیتهای پروژه باشند. تا تحویل شدنی های پروژه به درستی تولید شوند.

 

بازبینی اقدامات انجام شده

بعد از انجام اقدامات گفته شده دیگر برای برنامه ریزی جامع و اجرای پروژه آماده هستیم. البته قبل از حرکت به سوی این کار بازبینی اقدامات انجام شده ضروری است. بهتر است چک لیست زیر را کنترل نمایید؛

    1. آیا پیش‌نویس منشور اولیه پروژه که نوشته شده است کلیه انتظارات و محدودیت‌های پروژه را در بر می‌گیرد؟
    2. آیا اطلاعات مشتری در رابطه با قسمت محدوده کاری پروژه را به درستی اخذ کرده اید؟
    3. آیا مشتری پروژه و مدیریت پروژه ، منشور اولیه را امضاء کرده‌اند؟
    4. آیا فهرست نیازها و مشکلات مشتری تهیه شده است؟ 
    5. آیا لیست دروس آموخته تنظیم شده است؟
    6. آیا تیم اولیه پروژه را جهت برنامه ریزی ثمربخش آن تشکیل داده اید؟
    7. آیا ذینفعان پروژه با توجه به توان تاثیر گذاری بر نتایج پروژه به درستی شناسایی شده اند؟