برای بیشتر افراد ، تجربه شکست در پروژه ها اصلا خوشایند نیست. بعضی اوقات اعضای تیم ، سر اینکه چه کاری ، به چه نحوی باید انجام شود ، به توافق نمی رسند. گاهی هم تاریخ مهلت های تعیین شده می گذرد و مشتری ناراضی می شود. همین امر هم باعث ضعیف شدن روحیه ها در تیم کاری و برخوردهای عصبی بی مورد بین آنها می شود. دلیل افتادن در این مسیر غلط ، عدم بکارگیری روش های صحیح و ثمربخش برای پیمودن مراحل پروژه می باشد. درواقع پروژه ها، هم می توانند جالب باشند و هم موفق. شما باید سعی کنید با روش های ساده و کاربردی ، مدیریت پروژه های شرکت خود را اصولی و به روز کنید. ما در این سلسله مقاله ها تلاش می کنیم تا نکته های لازم در این موضوع را به شما ارائه کنیم.

البته در همین شروع صحبت لازم است بگوییم مدیریت پروژه فقط برای مدیران پروژه مفید نیست! بلکه ما در مجموعه فرازدان معتقدیم، اگر شما حتی مدیر پروژه هم نیستید ، اما در تیم پروژه مشغول به کار هستید و یا در یک شرکت پروژه محور کار می کنید. این مطلب را باید بدانید که ارتقاء سطح دانش مدیریت پروژه بین مدیران و کارکنان یک شرکت در بهره وری کارها تاثیر چشمگیری دارد. این اتفاق هم باعث افزایش درآمدها و کاهش زیان ها برای شرکت و همچنین راحت تر شدن کارها برای همه پرسنل سازمان می گردد.

 

رسیدن به اهداف با کارهای عملیاتی یا پروژه ای ؟

اگر شما چیز جدیدی که تابحال وجود خارجی نداشته را بخواهید ایجاد کنید. برای مثال اگر بخواهید پالایشگاه نفت در محل جدید با ظرفیت ۲۰۰ هزار بشکه و یا یک نرم افزار کاربردی جدید تحت سیستم عامل اندروید ، ایجاد کنید. یا اگر قصد اصلاح و طراحی مجدد سیستم ها و فرآیندهای پالایشگاهی که از قبل موجود بوده را داشته باشید ، برای خودتان یک پروژه خواهید داشت. ولی اگر هدف شما انجام کاری تکراری و رسیدن به نتیجه آن است. شما با کارهای عملیاتی مواجه هستید. کارهای عملیاتی یا تولیدی را با مدیریت فرآیند و کارهای پروژه‌ ای را با مدیریت پروژه،  مدیریت می‌کنند. پس اگر بخواهیم خصایص پروژه و عملیات را برشماریم، می توان گفت؛

خصوصیات پروژه ها:

  1. موقتی اند یعنی دارای تاریخ شروع و پایان معین هستند.
  2. خروجی منحصر به فرد دارند. یعنی مشابه قبلی ندارد.
  3. با پیشرفت کارها و مرور زمان ابعاد کارها واضح تر می شوند.

خصوصیات عملیات ها (تولیدی):

  1. ادامه دارند ، یعنی فرآیند های کاری ، به دفعات زیاد ، تکرار می شود.
  2. از این فرآیند تکراری ، خروجی های یکسانی تولید می گردد.
  3. یادگیری از تجارب کاری در ابتدا بسیار زیاد و با گذشت زمان کوتاهی بسیار کاهش می یابد.

 

اهداف مدیریت پروژه چیست؟

 

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه ؛ مجموعه دانش کاربردی است که با ابزارها و روش ها (Techniques & Tools) سعی در بدست آوردن بهترین نتایج از پروژه ها می نماید. در اصل دست یابی به اهداف را با هزینه و زمان کمتر امکان پذیر می سازد. اداره کردن یک پروژه بدون استفاده از مدیریت پروژه شبیه به بازی فوتبالی است که بدون داشتن طرح بازی انجام شود. یا شبیه این است که  مربی تیم ، بازیکنش را جمع کند و به آنها بگوید : ما باید در این بازی برنده شویم، پس هر کاری که می‌توانید در زمین بازی انجام دهید! این تیم چقدر شانس برنده شدن دارد؟ حتما خیلی زیاد نیست، چون یک طرح بازی مشخص، برای چگونه برنده شدن حتما نیاز است. تا اینگونه بازی هماهنگ بازیکنان و روال تغییرات مورد نیاز بر اساس پیشرفت بازی معین باشد. همینکه اگر هم بازنده شدیم ، بتوانیم دلایل آن را بررسی کنیم و از آن نتیجه هم درس های لازم برای موفقیت در بازی های بعد بگیریم.

عموما این امر در یک پروژه ، توسط مدیریت پروژه انجام می گیرد. متاسفانه در بعضی از افراد این تفکر غلط وجود دارد که صرف زمان برای تهیه طرح و برنامه و رعایت اصول مدیریتی باعث از دست دادن زمان می شود و یا جلوی انعطاف پذیری و چابکی تیم کاری را می گیرد. اما در واقع زمان مورد نیاز برای ایجاد یک طرح در زمان کل پروژه تاثیر چندانی ندارد، ولی با سرمایه گذاری بر روی برنامه ریزی پروژه ، در نهایت زمان زیادی صرفه جویی خواهد شد. چون اینگونه از برخی از عدم هماهنگی ها و مشکلاتی که در طول زمان انجام کار پیش خواهد آمد جلوگیری می نماییم و یا حداقل آمادگی آن را در تیم ایجاد می کنیم.

اگر بخواهیم بصورت ساده مدیریت پروژه را تعریف کنیم ، مجموعه ای از کارها است که با دنبال کردن آنها می توان به جواب برخی پرسش های اساسی پیش از اتمام کار دست پیدا کرد. سوالاتی مانند؛

  • از انجام این پروژه چه اهداف مهمی را دنبال می کنید؟
  • قصد تولید چه محصول یا خدمتی را دارید؟
  • برای کدام نیاز های مشتری تلاش می کنید؟
  • نیاز به چه تخصص ها و مهارت هایی دارید؟
  • به چه منابعی برای کار نیاز دارید و چقدر طول می کشد؟
  • این کارها چه هزینه هایی در بر دارد ؟
  • چه مشکلاتی بر سر راه است و چگونه می توان با مشکلات احتمالی روبرو شد؟

در واقع این پرسش ها راهنمای خوبی برای  شماست تا بتوانید کار را راحت تر و ثمربخش تر مدیریت کنید و نتایج مطلوب از پروژه را کسب کنید.

 

چرا باید یک روش مدیریت پروژه داشته باشیم؟

هنگامی که با تیم کاری بر روی یک پروژه مشغول به کار هستید ، نیازمند یک روش مدیریت پروژه کاربردی هستید. زیرا افراد تیم پروژه مجبور به همکاری با هم هستند و برای هماهنگی کارها و جلوگیری از تداخلات، نیاز به مدیریت امور دارند. برای این امر افراد تیم می توانند از دو رویکرد استفاده کنند. اول اینکه می توانند روشی مناسب را برای خود ابداع کنند. رویکرد دوم این است که از یک روش اثبات شده و در حال کاربرد ، استفاده نمایند. البته باید این روش را قبل از استفاده با توجه به نیازهای پروژه و تیم خود متناسب کنند یا اصطلاحا بومی سازی شود تا کاربردی باشد.

البته باید مراحل اجرایی پروژه و فازهای پروژه را خوب بشناسید. فایده استفاده از روش اثبات شده در این است که کار و تدوین آن قبلا صورت گرفته و آزمایش شده است. ولی اگر بخواهید از ابتدا اصولی را تدوین کنید، شاید در شرایط سخت پروژه کمی مشکل باشد و حتی نتایج پروژه را تحت الشعاع قرار دهد.

 

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.