شرکت ها برای دست یافتن به اهداف و چشم انداز خود نیازمند طراحی و اجرای پروژه های کوچک و بزرگ هستند. همه این پروژه های بزرگ و کوچک به انواع مهارتها ، تجربیات و تخصص‌ها برای تحویل محصولات و خدمات مورد نظر مشتری نیاز دارند. برای بومی سازی این تجارب و تخصص ها، باید گروهی از افراد ، که هر یک از آنها دانش و فرهنگ خاص خود را دارد، در کنار هم جمع شوند. این افراد که همان تیم کاری پروژه می باشند، هر کدام کاری منحصر به فرد را انجام می‌دهند. ولی عملکرد آنها مستقل از هم نمی باشد. در واقع از طریق روابط متقابل درون تیمی و با بکارگیری تمام منابع سازمانی شرکت، شامل مواد اولیه، تجهیزات و ماشین آلات و همچنین اطلاعات، ایده ها، دانش و مهارتها ، به اهداف اصلی پروژه دست پیدا می کنند.

برای تبدیل شدن این گروه به یک تیم کاری هماهنگ و موثر ، نیاز به نوعی خاص از مدیریت است که اصطلاحا به آن رهبری می گویند. به خصوص در دوره حاضر که مدیریت پروژه چابک در سازمانها بسیار با اهمیت شده است. در ادامه برای حرکت مدیران به سمت رهبری تیم، به چند نکته ضروری که لازم است، توجه شما را جلب می کنیم.

 

ایجاد حس مالکیت اعضای تیم پروژه

خیلی مهم است که اعضای تیم پروژه حس مالکیت به پروژه و نتایج آن را داشته باشند. برای مثال احساس کنند که این پروژه و نتایج آن در آینده به عنوان رزومه کار آنها دیده می شود. آنها نباید احساس کنند که در پروژه تنها کارمند و کارشناس ساده ای هستند و بود و نبودشان اهمیت زیادی ندارد. یا اینکه فکر کنند تمام مسئولیتها و تصمیم گیری ها به عهده مدیریت می باشد و آنها هیچ تعهدی ندارند. احساس مالکیت، حس خودمختاری را نیز به همراه دارد. این احساس کاملاً با احساسی که از تحت امر بودن فرد دیگری ناشی شود متفاوت است. هنگامی که اعضا تیم خود را مالک پروژه بدانند . این احساس تملک باعث افزایش سطح مشارکت اعضاء در همفکری و تصمیم گیری و حتی پیگیر بیشتر، برای پیاده سازی تصمیمات تیمی می گردد.

 

شناخت عمیق تر و درک بیشتر از پروژه و تعهدات آن

درک کردن به معنی حس کردن آنچه یک پروژه از شما می‌خواهد و همچنین چگونگی نقش شما در تیم کاری و سازمان نسبت به آن. هنگامی که افراد یک تیم، پروژه را درک کنند، بر روی میزان مشارکت موثر آنها، تاثیر چشمگیری دارد. وقت آنها شناخت بیشتر درباره اینکه ؛ چرا پروژه باید انجام شود؟ آنها چه کاری را قرار است انجام دهند؟ چگونه می‌توانند بر دیگران تاثیر گذار باشند؟ و جایگاه خود را در تصویر بزرگ پروژه بفهمند. عملکرد انفرادی و تیمی آنها بسیار مثمر ثمرتر خواهد بود. انگیزه آنان نیز بسیار بیشتر خواهد شد. زیرا به این صورت، علاوه بر جسم فیزیکی ، فکر و قلبشان نیز به استخدام پروژه در می آید.

برعکس اگر اعضاء تیم پروژه فقط به کارهای خودشان اشراف داشته باشند. در آن صورت ، کارهایی را که برای تعهدات خودشان بهتر است انجام می‌دهند که لزوماً با بهترین کارها برای پروژه به عنوان یک کل منطبق نخواهد بود. این موضوع می‌تواند مشکلات غیر عمدی را برای دیگر اعضای تیم به وجود آورد. برای مثال تیم کاری که بر روی پروژه طراحی و ساخت یک پالایشگاه کار می کنند، بهتر است شناخت خوبی از اجزاء و فرآیندهای آن پالایشگاه در هنگام بهره برداری داشته باشند. حتی بهتر است اهداف مهم کارفرما در آن پروژه را بدانند تا در تمام مراحل طراحی، خرید، نصب و اجرا پروژه در جهت دست یابی به آن اهداف حداکثر توان خود را بکارگیرند. صد البته شناخت صحیح از آنها خیلی مهم و حیاتی است. پس مدیریت برای رهبری تیم باید وقت لازم جهت ایجاد درک مناسب از پروژه و ایجاد فضای مشارکتی بیشتر را اختصاص دهد.

برای مثال در فاز برنامه ریزی از تخصص ها مختلف تیم پروژه کمک گرفته شود. همچنین زمان لازم جهت دست گردان شدن برنامه زمانبندی و تعیین استراتژی های اجرای کار بین اعضا تیم داده شود. درست است که این کار فاز برنامه ریزی را طولانی می کند ولی در عوض می تواند در فاز اجرایی منابع پروژه را بهینه تر مصرف کند و با هزینه و زمان کمتری اجرای پروژه انجام گیرد.

 

چرا بعضی از مدیران به مشارکت تیمی علاقه چندانی ندارند؟

بعضی از مدیران پروژه ها عقیده دارند که وقت کافی برای مشارکت تیمی ندارند. آنها بر این اعتقادند که برای پیشبرد هر چه بهتر و سریع تر کارها باید خود مدیر پروژه به تنهایی، درباره کارها تصمیم بگیرد و سپس وظایف افراد تیم را به آنها محول سازد. مسئله دیگر از نظر آنها این است که مدیر پروژه امکان دارد در مشارکتهای تیمی کنترل خود را بر پروژه از دست بدهد. از همه مهمتر این مدیر پروژه ها از اینکه تیم تصمیمات نادرست اتخاذ کند و مسئول نتایج آن باشد، واهمه دارند. این صحبتها و نکته ها صحیح است. اما باید گفت راه بدست آوردن بهترین نتایج، مشارکت تیمی است. بارها و بارها به اثبات رسیده است که تصمیمات گروهی بهتر از تصمیمات فردی پاسخ داده است. اغلب پروژه ها بسیار پیچیده تر از آن هستند که مدیر پروژه همه چیز را به تنهایی در قسمت‌های مختلف فنی پروژه درک کند. چون اگر مدیر پروژه بخواهد به شناخت تمام ابعاد پروژه با وجود افراد متخصص در تیم، دست یابد. موجبات اتلاف زمان و منابع را توسط خود و سایرین فراهم می سازد. پس مشارکت با برخی از مشکلاتی که دارد، باز بهترین راه برای موفقیت در پروژه ها است.

 

مدیریت بر سیستم ها بجای مدیریت بر افراد

مدیران پروژه اگر بخواهند، نقش رهبری را در بین اعضاء تیم ایفا کنند، به این نکته هم باید توجه ویژه ای بنمایند. مدیریت و کنترل پروژه ، فقط با نظارت و کنترل جزئیات کارها و فرآیندها حاصل نمی‌شود. به جای مدیریت جزئیات کار و نظارت بر تک تک اعضاء تیم کاری، باید جزئیات فرآیندها و سیستم ها را بررسی کرد. یک رهبر پروژه، فرآیندهای مدیریت پروژه را با ایجاد ابزارها و تکنیک‌های متناسب با پروژه و محیط آن، برای نظارت دقیق و تصمیم گیری بهنگام ،کنترل می نماید. اگر فکر کنید کنترل خود را بر کاری، صرفاً به این دلیل که آن را خودتان انجام دهید، از دست نمی دهید. اشتباه بسیار بزرگی را مرتکب شده اید. باید بدانید که یک برنامه ریز و تصمیم گیرنده منفرد، معمولاً بهترین نتایج را برای پروژه به دست نمی‌آورد. راه خیلی بهتر این است که از اعضای تیم برای برنامه ریزی و تصمیم گیری در پروژه کمک بگیرید. تا اینکه سعی کنید خودتان به تنهایی طرح و برنامه پروژه را آماده کنید و به اعضای تیم ابلاغ نمایید.

لذا بهتر است به جای کنترل بر برنامه‌ریزی و نظارت بر تصمیم‌های کاری از داشتن فرایندهای خوب که در آن افراد پروژه تصمیم های درستی می گیرند مطمئن شوید. البته شما می توانید همیشه تصمیم هایی را برای خودتان ذخیره داشته باشید این امتیازی ویژه برای رهبر پروژه است. اما فقط وقتی از آنها استفاده کنیم که بیشترین اثر را برای پروژه در بر داشته باشد. مخصوصا وقتی اعضای تیم احساس درماندگی کنند و نیاز به مشورت و همفکری شما داشته باشند.

 

الگوهای خوب و موثر در تیم پروژه و سازمان ایجاد کنید

همیشه باید توجه داشته باشید که حضور اعضاء پر تلاش و خلاق اثرات مثبتی بر انگیزه سایر افراد تیم پروژه دارد. مخصوصا اگر مدیریت توجه ویژه ای به فعالیت این اعضاء داشته باشد و آنها را تشویق و ترغیب نماید. البته یکی از بهترین روش های تشویق و ترغیب این افراد این است که می‌توانید با مشارکت دادن آنها در فرایند مدیریت پروژه به آنها میدان بیشتری برای بروز و ظهور بدهید. خیلی مهم است که این اعضاء تیم به عنوان الگوهای سایر اعضاء دیده شوند. تا سایرین انگیزه های بیشتری برای تلاش و حرکت در مسیر اهداف پروژه پیدا کنند. ضمنا از خلاقیت خود در جهت دست یابی به اهداف پروژه احتمام بیشتری بورزند.

 

از ابزارهای تیمی به شکل صحیح بهره برداری کنید

 ابزارهای تیمی به کل نفرات تیم اجازه می‌دهند تا در فرآیندهای در حال جریان پروژه، مشارکت نمایند. خواه این فرآیندها، برنامه ریزی پروژه باشد یا تصمیم‌گیری آن. خواه ایده پروری و یا حل اختلاف و همچنین اجرای فعالیتها. در واقع این ابزارها راهی ساختار یافته را برای اعضای تیم جهت کار هماهنگ و تصمیم‌گیری جمعی فراهم می‌سازند.

 

ابزارهای تیمی

 

اجماع به معنی برگزیدن اولین انتخاب هر فرد نیست. بلکه به این معنی است که افراد سعی کنند، تصمیمی بگیرند که اهداف خود و سایر اعضاء را پوشش بدهد. البته خیلی از اوقات نمی‌توان به اجماع مطلوب تمام اعضاء رسید. ولی این کار باعث می شود انگیزه اعضا برای رسیدن به اهداف تعیین شده در کل تیم ، حداکثر گردد. نکته با اهمیتی که در اینجا وجود دارد این است که یادگیری تیمی به رسیدن به اجماع مطلوب و اشتراک اهداف تیم کمک زیادی می نماید.

 

از مشارکت در تیم قدر کنید

از اعضاء تیم برای کارهایی که انجام می‌دهند، تشکر کنید. سعی کنید، موفقیت‌های با اهمیت را جشن بگیرید. همیشه سعی کنید به ایده ها و نظرات افراد احترام بگذارید. باید این را بدانید که وقتی افراد احساس ارزش داشته باشند، وظایف خود را بهتر انجام می دهند. باید زمانی را در جلسات تیمی جهت تشخیص کارهای انجام گرفته اختصاص دهید و از افراد به خاطر همکاری آنها تشکر کنید. به علاوه هنگامی که قسمت مهمی از کار به پایان می رسد جشن کوچکی برگزار نمایید.

 

میزان احترام و اعتماد بین اعضاء تیم را افزایش دهید

همیشه برای ایجاد فضای اعتماد به زمان احتیاج است. جهت شکل دهی این فضا بهتر است مواردی را مورد توجه قرار داد. برای مثال باید به تفاوت عقاید و افکار احترام گذاشت. کاری را که فعلا امکان انجام دادنش وجود ندارد، قولش را به کسی نداد. به تعهدات و قول های خود پایبند بود. به اعضاء تیم اطمینان و اعتماد داشته باشید. برای ایده های افراد ارزش قائل شوید. درستکار باشید و آن را ترویج دهید. از سرزنش کردن پرهیز کنید و بیشتر تشویق به کارهای مثبت کنید.

 اگرچه ساخته فضای اعتماد به کندی شکل می گیرد. اما برای خراب کردن آن یک لحظه هم کافی است و پس از آن دوباره ساختن فضای اعتماد بسیار طولانی تر خواهد بود. لذا برای توسعه و نگهداری اعتماد بین خود و تیم و نیز بین اعضای تیم زمان را از دست ندهید. اگر مشغول به کار هستید که موجب از بین رفتن اعتماد آنها نسبت به شما می شود، آن را خیلی زود متوقف کنید. در صورت پی بردن به اشتباه، در اولین فرصت به اصلاح آن بپردازید و از اعضا درخواست بخشش کنید. این رفتار به شکل گیری مجدد فضای اعتماد، کمک شایانی می نماید. اگر با درستکاری و روی باز با تیم برخورد کنید، آنها اجازه اندکی اشتباه را به شما می دهند. اما اگر وانمود کنید که فردی کامل و خطا ناپذیر هستید و خیلی سخت اشتباهات دیگران را ببخشید. اعضاء تیم هم کوچکترین خطا و اشتباه را از شما قبول نمی کنند و به سختی شما را می بخشند.

 

تفویض اختیار به تیم را انجام دهید

سعی کنید تا حد امکان به اعضاء تیم کاری، اختیار بدهید. تیم های مختار بسیار ثمربخش تر از تیمهای فاقد اختیار عمل می کنند. هنگامی که به تیمی اختیار می دهید، احساس مسئولیت آنان نسبت به محصولات تولیدی بیشتر می‌شود. بعلاوه اختیارات به اعضاء تیم، موجب سهیم شدن افراد در سنگینی بار پروژه می گردد. برای اختیار دهی مناسب به تیم باید موارد زیر را رعایت نمود.

نقش افراد در تیم را به صورت کامل تعریف کنید و به آنها پایبند باشید. کارهایی که از اعضای تیم انتظار دارید، به طور کامل مشخص کنید. منابع و زمان کافی را برای انجام کارها فراهم سازید. خیلی مهم است که از در دسترس بودن منابع لازم برای کارهای محول شده در اتمام پروژه اطمینان حاصل کند. اگر پس از برنامه ریزی منابع کافی برای تولید تحویل شدنی در دسترس باشد . چون هیچ انگیزه یا قدرتی نمی‌تواند بدون وجود زمان و پول کافی یا بدون منابع تعهد شده ، وظایف و کارها را به اتمام رساند. البته باید از مهارت و دانش افراد جهت انجام کار مطمئن شویم در واقع آنها باید برای موفق شدن از مهارت‌های لازم پروژه‌ها و تیمی بهره‌مند باشند.

 

رهبری تیم پروژه تا وضعیت مطلوب

باید به جایی رسید که تیم ضمن هماهنگی در فعالیتهای پروژه، اعضا آن نیز از یکدیگر حمایت کنند. در واقع این تیم است که باید پروژه را مدیریت کند، نه رهبر پروژه. اعضا تیم، باید مسیر تولید تحویل شدنی ها را تنظیم و بر پیشرفت پروژه نظارت کنند و همچنین مدیریت تغییرات آن را به عهده بگیرند. آنها نه تنها برای پروژه، بلکه برای پویایی تیم نیز باید احساس مالکیت و مسئولیت کنند. شنیدن جملات کلیدی مانند ما می‌توانیم و ما می خواهیم در بین اعضاء تیم؛ بیانگر دستیابی به بیشترین میزان حصول نتیجه است.

البته در این مرحله رهبر پروژه نباید خیلی احساس راحتی کند. بلکه باید به فرآیند مدیریت پروژه و کار تیمی توجه ویژه داشته باشد. تا روز به روز این مطلوبیت در رفتارها و دست یابی به اهداف پروژه بیشتر و سریع تر گردد. در غیر این صورت امکان دارد، تیم پروژه در مسیر عکس قرار بگیرد. خوشبختانه اکنون مشخص شده است که نگرش مستقیم در مدیریت پروژه، تیم را در پیمودن مراحل تکامل خیلی یاری نمی کند. در واقع پروژه‌هایی که با شیوه مستقیم مدیریت می‌شوند، گاهی در مرحله رشد و بلوغ متوقف می‌گردد.

 

نکات پایانی

ایجاد تیمی با عملکرد زیاد برای دست یابی به اهداف اصلی پروژه، جزء مهمترین وظایف مدیریت پروژه و رهبر آن است. رهبران پروژه ها باید ضمن حل مسئله ها و گره گشایی از کار، در مراحل این فرایندها به تیم کمک نمایند. در ادامه به برخی از ویژگیهایی که بهتر است رهبر پروژه آنها را دارا باشد، اشاره می کنیم؛

  • فراهم سازی محیط امن و سالم برای کار تیمی
  • فرصت دهی مناسب به تمامی اعضای تیم برای مشارکت
  • اعلام آمادگی برای دریافت هرگونه همیاری و همفکری اعضاء
  • تقویت قوانین و مقررات لازم برای هماهنگی در کار تیمی
  • تمرکز بر تیم و فرایندهای مدیریت پروژه به جای تمرکز بر جزئیات
  • حل درگیری‌های در حال افزایش
  • هدایت تیم در مسیر مربوطه
  • احترام به همه اعضاء تیم و ایجاد جو همدلی

و در آخر باید گفت که مهارت حل مسئله، مهارتی است که رهبر پروژه و رهبران تیم‌های زیر پروژه، برای ایجاد تیم هایی با سطح عملکرد بالا به آنها نیاز دارند. پس توانمندی خود در حل مسئله را باید ارتقا دهید.