حتما در پروژه های کاری خود با اتفاقات غیرمنتظره ای که موجب اختلال در برنامه ریزی اولیه شما شود، مواجه شده اید. برای مثال فرض کنید در هفته آتی، طبق برنامه زمانبندی باید بتن ریزی فونداسیون برخی از تجهیزات انجام شود. حال آنکه دمای هوا اجازه انجام این فعالیت را به شما نمی دهد. در صورت انجام این کار هزینه ها و مشکلاتی پیش می آید و در صورت انجام ندادن آن، هم از زمانبندی عقب می افتید و باز هم مشکلات و هزینه هایی امکان دارد به پروژه تحمیل شود.

شما می توانید پیشاپیش برای این مسئله ها و مشکلاتی که امکان وقوع در مراحل کاری پروژه دارند، چاره اندیشی نمایید. به آن قسمت از فعالیت‌های برنامه‌ریزی که به اجتناب از مسایل احتمالی می پردازد، ارزیابی ریسک می گویند. در واقع ریسک ها، مشکلاتی هستند که ممکن است در مراحل مختلف پروژه پیش آیند. هدف در ارزیابی ریسک، جلوگیری از تبدیل مشکلات بالقوه به مشکلات بالفعل در پروژه است. چگونه می توانید از مشکل عدم بتن ریزی به علت تغییرات دمای هوا جلوگیری کنید؟ برای مثال می توان از افزودنی های بتن استفاده کرد، البته همیشه باید به مقدار لازم در انبار کارگاه موجود باشد. حتی می توان قبل از برنامه ریزی به آرشیو پیش بینی‌های هواشناسی در ۲۵ سال گذشته مراجعه کرد. این مثال یک نمونه از پاسخ به ریسک پیش روی پروژه است. در اصل از ارزیابی ریسکها به دنبال راه هایی هستیم که از طریق آنها می‌توان از ریسکهای تعریف شده اجتناب نمود. کمک به اجرای پروژه با کمترین میزان مشکلاتی مانند موارد زیر از ضروریات انجام ارزیابی ریسک است؛

  1. جلوگیری از تاخیر در انجام فعالیتها
  2. جلوگیری از کاهش کیفیت یا دوباره کاری
  3. جلوگیری از افزوده شدن هزینه های پروژه 
  4. جلوگیری از نارضایتی ذینفعان با تاثیرگذاری زیاد بر پروژه

 

انواع ریسک

با توجه به اهداف سه گانه مدیریت پروژه، ما سه دسته کلی از ریسک ها را داریم؛

 

ریسک محدوده (کارهای بی مورد)

این ریسک یا خطر به دسته ای از مشکلات بالقوه در مسیر اجرای پروژه اطلاق می شود که شما را از تولید تحویل شدنی نهایی پروژه، با کیفیت مناسب و مطلوب مشتری پروژه ، باز بدارد. به این معنی که معیارهای پذیرش مشتری برای تحویل شدنی نهایی، در پروژه برآورده نشوند. به ریسک محدوده گاهی اوقات ریسک فنی هم می‌گویند که شامل مشکلات بالقوه مربوط به تواناییهای فنی می‌شود. برای مثال اگر بتن ریزی در دمای نامناسب انجام گیرد و نکات فنی رعایت نشود، احتمالا سازه بتنی مقاومت لازم برای تحمل بارهای وارده را ندارد. این امر باعث نارضایتی کارفرمای پروژه و شاید هم پیش آمدن حوادث ناگوار می گردد.

 

ریسک زمانبندی (تاخیرات)

این ریسک یا خطر به معنی عدم ساخت به موقع تحویل شدنی ها نهایی پروژه است. برخی از ریسک های محدوده یا ریسک های فنی در دسته ریسک‌های زمانبندی نیز قرار می گیرند. به عنوان مثال، اگر قصد استفاده از تکنولوژی یا فناوری جدیدی را که با آن آشنایی چندانی ندارید، در هنگام طراحی و ساخت یک پروژه داشته باشید. ممکن است در به کارگیری صحیح و مناسب آن فناوری اصلا موفق نشوید. که این اتفاق جزء دسته ریسکهای محدوده است. همچنین ممکن است زمان طولانی تری را نسبت به آنچه برنامه‌ریزی کرده‌اید برای یادگیری آن فناوری و به خدمت گرفتن آن برای اجرای پروژه صرف کنید. این اتفاق هم جزء دسته ریسک زمانبندی محسوب می شود.

 

 ریسک هزینه (کسر بودجه)

اگر با کسر بودجه ماهیانه پروژه یا عدم کافی بودن بودجه پیش‌بینی شده برای هزینه های پروژه مواجه باشید. در واقع با نوع مخاطرات یا دسته ریسکهای هزینه در پروژه مواجه هستید. برای نمونه در نظر نگرفتن بودجه لازم برای خرید افزودنی های بتن در ماه های سرد سال برای بتن ریزی طبق استانداردها می تواند جزء این دسته از ریسکهای پروژه باشد. یا برای بیان مثالی دیگر از دسته ریسک های هزینه پروژه، می توان به عدم توجه به بودجه لازم جهت اعضاء تیم پروژه، برای آموزش نحوه بکارگیری تکنولوژیهای جدید در پروژه را در نظر گرفت.

 

تفاوت انواع ریسک پروژه

 

پس توجه داشته باشید که در فرآیند ارزیابی ریسک باید به چگونگی دسته بندی ریسک بپردازید و سعی کنید، انواع ریسک ها را تشخیص دهید. شناخت تفاوت های انواع ریسک ها جهت تشخیص مشکلات بالقوه هر سه دسته مفید خواهد بود. عموما در فرآیند ارزیابی ریسکها سه مرحله را انجام می دهیم؛

  • شناسایی ریسک های پروژه
  • تحلیل ریسک های شناسایی شده
  • راه های پیشگیری و مقابله با ریسک ها

شما با این سه مرحله در جلسه ارزیابی ریسک، سر و کار خواهید داشت.

 

تشکیل جلسه ارزیابی ریسکهای پروژه

دعوت از افراد مناسب برای حضور در جلسه ارزیابی ریسک از اهمیت بسزایی برخوردار است. نباید فقط از افراد تیم برای این جلسات دعوت به عمل آورد. بلکه باید هر فردی را که فکر می کنید، ممکن است به نحوی درتشخیص یا کشف مشکلات بالقوه پروژه یا همان ریسک های پروژه کمک نماید، دعوت به عمل آورید. ابتدا افراد یا گروه هایی را که باید در جلسه حضور داشته باشند، مورد شناسایی و بررسی قرار دهید. سپس فهرستی از آنها تهیه کنید و حتی یک خلاصه ای از دلیل حضور آنها در جلسه تهیه نمایید و به مدیریت پروژه جهت هماهنگی و دعوت رسمی از آن افراد و اعلام زمان و مکان جلسه، ارائه دهید.

سعی کنید اتاق بزرگی را برای جلسه ارزیابی ریسک در نظر بگیرید. تا افراد در آن به راحتی بتوانند حرکت داشته باشند و از تکنیک های لازم جهت شناسایی ریسک های پروژه و میزان احتمال و تاثیر آنها بر روی پروژه، استفاده بنمایند. البته حضور افراد با تجربه در زمینه ارزیابی ریسکهای پروژه، در این گونه جلسات ضروری است. چون آنها بهتر می توانند جلسه را برای دست یافتن به اهداف مورد نظر پروژه، راهنمایی و هدایت کنند.

 

مرحله اول: شناسایی ریسک های پروژه

در مرحله اول یا مرحله شناسایی ریسک های پروژه می توان از تکنیک های طوفان فکری و یا تبادل فکری متخصصان پروژه استفاده کرد. برای شروع می توان از افراد با تجربه تیم کاری پروژه بخواهید در رابطه با هر چیزی که در پروژه مخاطراتی را احتمالا بوجود می آورد، بحث کند. بعد از آن سعی کنید، ثبت ریسک های تشخیص داده شده را به نحو مناسبی انجام دهید. در ادامه سعی کنید لیستی از ریسکهای شناسایی شده تهیه کنید و آنها را دسته بندی کنید. البته دقت کنید که موارد شناسایی شده همپوشانی نداشته باشند.

 

مرحله دوم: تحلیل ریسک ها

 پس از شناسایی و دسته بندی ریسک های پروژه در سه دسته اصلی؛ یعنی زمان ، هزینه و محدوده کاری ، نوبت به درک چگونگی وقوع آن ها ، یعنی احتمال وقوع و خسارت ناشی از آن (شدت ضربه) می‌رسد. شانس اتفاق افتادن ریسک ها را احتمال ریسک می‌گویند. هزینه و خسارات ناشی از وقوع ریسک را نیز، ضربه ریسک یا تاثیر ریسک می‌نامند.

 

 احتمال ریسک

شما برای تخمین احتمال وقوع ریسک و مدیریت آن در پروژه به روش های مختلف می توانید کار اندازه گیری و کنترل آن را انجام دهید. یک روش این است که می توانید، احتمال رخ دادن ریسک را با ۳ درجه‌؛ کم ، متوسط و زیاد ارزیابی کنید. پس از آنکه در رابطه با احتمال وقوع به نتیجه نهایی رسید آن ها را در لیست ریسکهای دسته بندی شده ، جلوی عنوان مربوطه ثبت کنید.

 

ضربه ریسک یا تاثیر آن

در گام بعد باید از اعضایی که ریسکهای پروژه را شناسایی کردند، بخواهید تا شدت ضربه یا میزان تاثیر ریسکها در صورت وقوع، بر روی پروژه را تعیین کنند. می توان هر یک از ریسک ها را با مقدار کم ، متوسط و زیاد درجه بندی نمود. در نهایت این مقدارها را نیز باید در لیست ریسکهای پروژه، کنار عنوانهای مربوطه یادداشت نمود. در ادامه و برای تحلیل و نتیجه گیری، می توانیم از ماتریس تحلیل ریسک های پروژه استفاده کنیم.

 

ماتریس تحلیل ریسک

پس از شناسایی و تعیین احتمال وقوع و شدت ضربه ای که آنها بر روی پروژه دارند، نوبت به سازماندهی آنها می رسد. این کار را با جایگذاری هر یک از ریسکها در ماتریس تحلیل ریسک های پروژه که به ماتریس احتمال / ضربه معروف است، انجام دهید. این ماتریس یک جدول ۹ خانه ای است که بصورت ۳*۳ ترسیم می گردد. محور عمودی آن برای نمایش میزان احتمال وقوع ریسکها و محور افقی آن هم برای نمایش میزان تاثیر ریسک یا شدت ضربه آن به پروژه می باشد.

 

ماتریس ریسک و تحلیل احتمال وقوع و شدت تاثیر

 

ارزیابی ریسک کلی

با تکمیل ماتریس تحلیل ریسک های پروژه و ترسیم قطر آن از گوشه سمت چپ بالا به گوشه سمت راست پایین می توان به میزان ریسکی بودن پروژه پی برد. چون اگر بیشتر موارد شناسایی شده بالای قطر ترسیم شده باشند یعنی ریسک کلی پروژه بالا است. اما وقتی بیشتر ریسکهای شناسایی شده پایین قطر ترسیمی واقع باشند، نشانه کم بودن ریسک کلی پروژه است. هرچند عامل خیلی مهم برای ریسک پروژه ها ، هزینه مدیریت ریسک ها و پیشگیری از مخاطره آفرینی آنها بر اهداف پروژه می باشد. عموما در شروع پروژه بخشی از هزینه ها مانند ذخیره احتیاطی و ذخیره مدیریتی برای مدیریت و یا پیشگیری از ریسکهای شناسایی شده و ریسکهای غیر منتظره در نظر گرفته می شود. البته این هزینه ها بسته به نوع پروژه ها درصدهای مشخصی دارد. اگر این هزینه ها در مرحله پیش بینی خیلی بیشتر از نرمال آنها باشد و سودآوری و اهداف پروژه را تحت شعاع قرار دهد. احتمالا باعث متوقف شدن ادامه کار پروژه می گردد.

 

مرحله سوم: پیاده سازی روش‌های پیشگیری از ریسکها

در این مرحله برای هر یک از ریسک های قرار گرفته در دسته متوسط یا زیاد احتمال وقوع و شدت ضربه داخل ماتریس تحلیل ریسک، باید از روش های مناسب پیشگیری و مدیریت آنها استفاده کنید. برای مثال پیشنهادات مربوط به کاهش ریسک عدم بتن ریزی در هوا سرد، که هزینه خرید و انبارداری افزودنی های بتن را به همراه دارد. البته احتمال وقوع بالا هست ولی میزان تاثیر آن متوسط است. پس باید برای پیشگیری و مدیریت آن در پروژه، هزینه های آن را در نظر بگیریم.

امیدواریم که این مطلب که بصورت خلاصه مروری بر مدیریت ریسک پروژه داشت، برای شما مفید باشد. اگر پیشنهادات بیشتر و تجربیات ارزشمندی در حوزه مدیریت ریسک پروژه دارید، با ما و دوستان علاقمند در حوزه مدیریت ریسک پروژه ها در وب سایت فرازدان به اشتراک بگذارید. سلامت و پیروز باشید.

 

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.