معمولا پروژه ها در محیطی در حال انجام هستند که افراد زیادی در حال زندگی و فعالیت هستند. هر کدام از این افراد داری دانش و مهارت های خاص خود و همچنین فرهنگ و گویش محل زندگی خود است. بیشتر این افراد از انجام این پروژه تحت تاثیراتی بصورت مثبت یا منفی قرار می گیرند. بعضی از آنها قدرت تاثیر گذاری بر روی پروژه هم دارند، که اصطلاحا به این افراد ذینفعان پروژه می گویند. بالاخص مدیران و اعضاء تیم کاری پروژه که بیشترین تاثیر را هم از پروژه دریافت می نمایند و هم تاثیر زیادی بر پروژه می گذارند. ما در اینجا می خواهیم از انواع نقش های تیم پروژه در مجموعه فرازدان برای شما صحبت کنیم.

نقش مدیر پروژه

بیشتر اوقات مدیر پروژه که در بالای چارت سازمانی تیم پروژه قرار دارد. به عنوان رهبر پروژه هم، در بین اعضا تیم نقش ایفا می کند. چون در نگرش مدیریت مشارکتی ، نقش اصلی مدیر پروژه ، رهبری است. نقش مدیر پروژه عبارت است از ؛

  • هدایت تیم پروژه در جهت برنامه ریزی کارها و هماهنگی در انجام آنها
  • پیگیری پیاده سازی فرآیند های مدیریت پروژه و تحلیل نتایج و راهنمایی اعضا تیم برای تصمیمات اصلاحی در پروژه
  • پیگیری انتشار گزارشات وضعیت پیشرفت پروژه و ثبت شاخص های کلیدی با توجه به برنامه ها
  • پاسخ به درخواست تغییرات طرح پروژه
  • تشکیل جلسات برای تیم کاری و تسهیل فرآیند های کاری
  • رفع موانع تیم و تداخلات کاری بین آنها برای تکمیل پروژه
  • برقراری ارتباط با سرپرست های پروژه و راهنمایی آنها در سازماندهی بهتر و به اشتراک گذاری منابع پروژه
  • برقراری ارتباط با مشتری پروژه و شناخت نیازها و اهداف او از پروژه و سنجش میزان رضایت آن در پروژه
  • تحویل خروجی نهایی پروژه به مشتری و انتشار گزارش نهایی آن

نقش عضو تیم پروژه

هر عضو تیم پروژه ، انجام وظیفه ها و فعالیت های پروژه و همچنین تولید خروجی ها یا همان تحویل شدنی های پروژه را بر عهده دارد. اعضاء تیم پروژه همچنین در فرآیند مدیریت پروژه مشارکت دارند. این تیم کاری پروژه ، از حساسیت خاصی در موفقیت آن برخوردار است. نقش عضو تیم پروژه عبارت است از ؛

  • انجام وظایف محوله در پروژه جهت کمک به تولید خروجی های با کیفیت مورد نظر مشتری با هزینه و زمان معین
  • مشارکت در فرآیند برنامه ریزی پروژه و ارسال به موقع گزارشات ادواری و موردی
  • ارائه نظرات فنی و کارشناسی در مشورت ها و انتقال مسائل و مشکلات به تیم پروژه
  • ارتباط مناسب با سایر اعضاء تیم کاری پروژه در جهت دست یابی به اهداف پروژه
  • تعهد نسبت به مسئولیت های واگذار شده و پاسخگویی لازم به مدیران و سرپرستان پروژه
  • یادگیری با سرعت مورد نیاز پروژه برای داشتن توانمندی های لازم در انجام فعالیتهای کاری پروژه
  • ثبت اطلاعات و تجربیات در پروژه که یکی از آورده های با ارزش پروژه ها برای شرکت ها می باشد.

وظایف اعضا تیم پروژه

نقش سرپرست

سرپرست فردی است که به عنوان رابط بین مدیریت پروژه و اعضاء تیم های تخصصی ، که احتمالا بخشی از تیم اصلی پروژه هستند عمل می‌کند. این شخص از طرف مدیریت به منظور نظارت بر پروژه و اطمینان از برآورده شدن نیازهای مشتری و نیازهای سازمان به کار گرفته می شود. عموما نقش سرپرست شامل موارد زیر می باشد ؛

  • سازماندهی اعضاء تیم تحت نظارت برای آغاز نمودن پروژه با هماهنگی مدیر پروژه
  • اطمینان از همخوانی اهداف و مهارت های اعضاء تیم پروژه با اهداف استراتژیک سازمان
  • هدایت و راهنمایی اعضای تیم کاری و آموزش های لازم برای انجام فعالیتهای پروژه
  • اطمینان از دسترسی تیم به منابع مورد نیاز جهت تکمیل موفقیت‌آمیز فعالیتهای پروژه
  • هماهنگی های لازم جهت تهیه طرح و برنامه های پروژه
  • هماهنگی و همدلی با سایر سرپرستان در تیم کامل پروژه
  • بررسی گزارشات وضعیت کارهای تحت نظارت و پاسخگویی به مدیریت
  • تحلیل و تصمیم گیری مشترک برای پیشرفت پروژه به همراه مدیریت پروژه
  • راهنمایی و کمک به رفع موانع که تیم نظارت با آن روبرو شده است
  • بررسی و ارائه تحویل شدنی های تحت نظارت سرپرست با کیفیت مورد نظر مشتری در زمان و هزینه تخمین زده شده

سرپرست ها اطمینان خاطر لازم جهت عملکرد صحیح اعضا تیم پروژه و منابع تحت کنترل آنها را برای مدیر پروژه فراهم می کنند. آنها با آموزش ، حمایت و همکاری مورد نیاز برای اعضاء تیم ، در انجام کارهایشان ، مسئولیت موفقیت مدیر پروژه در رسیدن به اهداف پروژه را عهده دار می گردند. احتمالا این سئوال برای شما به وجود آمده که مگر چه اتفاقی می افتد، اگر پروژه فاقد سرپرستان خوب باشد؟ پاسخ این است که در آن حالت مدیر پروژه یا مشتری پروژه ، مجبورند بخشی از این وظایف سرپرست را انجام دهند تا کارهای پروژه با مشکلات کمتر به پیش روند و در این صورت از بخشی از وظایف خود می مانند. البته اگر پروژه کوچک باشد و یا زمان آن کوتاه باشد این حالت خللی در پروژه ایجاد نمی کند.

نقش مشتری پروژه

مشتری پروژه ، فرد یا گروهی است که تحویل شدنی های نهایی پروژه را به عنوان محصول آن در قبال پرداخت مبلغ مشخص با گذشت زمان معین ، دریافت می کند. تحویل شدنی ها همان خروجی نهایی پروژه است که به مشتری پروژه تحویل می شود و نیازها و احتیاجات مشتری پروژه را برآورده می سازد. در واقع مهمترین هدف هر پروژه کسب رضایت مشتری با تحویل شدنی های آن است. البته مشتری پروژه که تحویل گیرنده خروجی اصلی پروژه یا همان تحویل شدنی نهایی است انتظار دارد این تحویل شدنی ها با مشخصات مورد نظرش از لحاظ کمی و کیفی ارائه شود. برای همین منظور هم تیم پروژه و مسئولان آن جهت اطمینان از رضایتبخش بودن تحویل شدنی نهایی پروژه از نظر مشتری باید سیستمی مناسب برای شناسایی نیازها و شرایط مشتری داشته باشند و در طول زمان انجام پروژه شاخص های آن را همواره اندازه گیری کنند تا نتایج پروژه از آن فاصله نگیرد.

 ضمنا باید به این نکته توجه کرد که مشتری ممکن است از داخل یا خارج سازمان باشد. بعضی پروژه‌ها برای مشتری داخلی انجام می‌شوند. هر چند خیلی کارها برای ساخت تحویل شدنی ها برای مشتری های داخلی سازمان هستند. یعنی افراد داخل سازمان آن را تحویل می گیرند. ولی آنها در نهایت برای ساخت تحویل شدنی نهایی پروژه، برای توزیع و فروش به مشتری خارجی تولید می گردد. در واقع می توان گفت، صرف نظر از داخلی و خارجی بودن مشتری، شباهت های مشخصی در نقش مشتری پروژه وجود دارد که میتوان این موارد را برشمرد؛

  • مشتری باید تصویر واضحی از نیازها و شرایط خود را به تیم پروژه ارائه دهد
  • بررسی و تصویب منشور اولیه پروژه با توجه به اهداف و شرایط محیطی
  • همکاری با تیم پروژه با بازخوردهای منظم و ادواری
  • ارزیابی از محصولات نهایی در حین فرایند پروژه و اعلام به موقع تغییرات مورد نیاز پروژه به مدیر پروژه

البته در بعضی از موارد، پروژه شما مشتری خارجی دارد و امکان حضور او در کنار تیم پروژه وجود ندارد. ضروری است که یک نماینده داخلی در شرکت، در تیم پروژه حضور داشته باشد و نقش مشتری را ایفا کند. وظیفه این نماینده ایجاد تعادل بین نیازهای مشتری خارجی با احتیاجات داخلی سازمان است. نکته دیگری که باید به آن توجه کرد، این است که چنانچه پروژه مشتری داخلی داشته باشد، احتمال مضاعف شدن نظرات در پروژه وجود دارد.

 نقش سرپرستان منابع یا واحد های وظیفه‌ای

 سرپرستان منابع ، وظیفه تامین منابع مورد نیاز ، در زمان و مکان لازم را دارند. بخصوص تامین منابع انسانی برای انجام پروژه که مهارت ها و انگیزه های آنان تاثیر زیادی بر روی نتایج پروژه و دست یابی به اهداف سه گانه زمان ، هزینه و محدوده کاری را دارد. نقش سرپرستان منابع عبارت است از؛

  • اطمینان از همخوانی اهداف و مهارت های اعضاء تیم پروژه با اهداف استراتژیک سازمان
  • هدایت و راهنمایی اعضای تیم کاری و آموزش های لازم برای انجام فعالیتهای پروژه
  • اطمینان از دسترسی تیم به منابع مورد نیاز جهت تکمیل موفقیت‌آمیز فعالیتهای پروژه
  • هماهنگی های لازم جهت تهیه طرح و برنامه های پروژه
  • هماهنگی و همدلی با سایر سرپرستان در تیم کامل پروژه
  • بررسی گزارشات وضعیت کارهای تحت نظارت و پاسخگویی به مدیریت
  • تحلیل و تصمیم گیری مشترک برای پیشرفت پروژه به همراه مدیریت پروژه
  • راهنمایی و کمک به رفع موانع که تیم نظارت با آن روبرو شده است

اگر تمام افراد وظایف خود را به درستی انجام دهند، پروژه به خوبی پیشرفت خواهد کرد. مهمترین وظیفه مدیر پروژه هم این است که با کمک سرپرستان پروژه از انجام وظیفه تمام اعضاء تیم پروژه ، اطمینان حاصل کند. اگر هم مانعی بر سر راه انجام وظایف آنها وجود دارد ، با دقت آنها را برطرف کند.

 

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.