برنامه زمانبندی یک مستند برای نمایش ترتیب انجام فعالیت های مورد نیاز برای اجرای یک پروژه می باشد. در واقع برنامه زمانبندی مشخص می‌کند که در چه زمانی چه کاری باید انجام شود. منظور از کارها ، همان فعالیت های پروژه هستند که با توجه به ساختار شکست کار WBS پروژه تهیه می شود. اکثر برنامه زمانبندی پروژه ها شامل چندین تاریخ مهم (مایلستون) هستند که یک دید کلی از پروژه را می دهند. آنها نقاط عطف پروژه و یا زمان ارائه تحویل شدنی های پروژه را نمایش می دهند. ضمنا برنامه های زمانبندی ، فهرستی جامع از فعالیتهای مورد نیاز اجرای پروژه می باشند که ارتباط بین آنها مشخص شده است. همینکه تخمینی از منابع کلیدی آنها در پروژه مشخص می شود.

برنامه زمانبندی تحویل شدنی ها ، اساسا نمودار جریان فرآیند هایی است که نشان می‌دهد هر یک از تحویل شدنی ها در چه زمانی تولید می‌شود و چه کسی آن را برای تولید تحویل شدنی بعدی دریافت می‌کند. همچنین به خاطر آنکه جریان کار به همراه وابستگی های مربوطه و تاریخ های تولید هر یک از تحویل شدنی ها در این برنامه به تصویر کشیده می شوند، برنامه زمانبندی تحویل شدنی ها یکی از مهم‌ترین اجزای طرح پروژه به حساب می‌آید.

همیشه به این نکته توجه داشته باشید. برای اعضاء تیم پروژه، دیدن چگونگی ترسیم ، جریان کارهای پروژه یا همان تنظیم فعالیتها در برنامه زمانبندی و ارتباط دادن بین آنها در هنگام تهیه برنامه زمانبندی نوعی آموزش و حتی ایجاد تصور و مرور کلی از اجرای پروژه است. این کار هم تیم را آماده تر و هماهنگ تر می نماید و هم از برخی مسائل و مشکلات پروژه جلوگیری می نماید. پس اولین قدم در تهیه برنامه زمانبندی، تعیین رویداد های مهم و تحویل شدنی ها و ضمنا انتخاب مهمترین آنها می باشد.

 

تعیین رویدادهای مهم پروژه (مایلستون)

رویدادهای مهم پروژه که اصطلاحا مایلستون Milestone گفته می شود، عموما به زمان تحویل شدنیهایی اطلاق می شود که برای پروژه از اهمیت اساسی برخوردار باشند. هنگام انتخاب رویدادهای مهم، باید در نظر داشته باشید که قرار است برنامه زمانبندی را برای افراد داخل و خارج از پروژه تهیه کنید. لذا این سوال را همیشه در ذهن داشته باشید که چه دستاوردهایی برای مشتری و دیگر ذینفعان پروژه و یا تیم کاری آن کلیدی و مهم است.

همیشه سعی کنید و رویدادهای مهم انتخاب شده شما در طول پروژه پخش شده باشد. زیرا این گونه به شکل بهتری پیشرفت پروژه را کنترل می کنند و این موجب اطمینان خاطر بیشتری بین ذینفعان و مشتری پرژوه می‌شود. ضمنا این حالت باعث کمتر شدن جلسات پر تنش و وقت گیر برای پیگیری کارهای پروژه هم می شود.

پس از انتخاب رویدادهای مهم، یک فهرست از آنها را باید تهیه کنید و به تایید مدیریت پروژه و مشتری آن برسانید تا در برنامه زمانبندی لحاظ گردند. البته قبل از تایید باید تاریخ هر کدام از آن رویدادهای مهم را تعیین کنید تا از نظر مدیریت و مشتری پروژه مورد قبول باشد. همفکری با اعضای تیم کاری در یک جلسه حضوری هم می تواند کمک زیادی در شناسایی رویدادها و تاریخ آنها در زمانبندی کند.

 

تخمین منابع مورد نیاز برای تولید تحویل شدنی

 

تخمین منابع مورد نیاز برای تولید تحویل شدنی

برای انجام هر یک از فعالیتها و تولید تحویل شدنی های پروژه ، منابع مختلفی از جمله نیروی انسانی، ماشین آلات، مواد و مصالح و … مورد نیاز است. پس برای برنامه ریزی پروژه و تهیه برنامه زمانبندی تفضیلی پروژه نیاز به اطلاعات تخمین و برآورد منابع مورد نیاز فعالیتهای پروژه داریم. تا بر اساس در دسترس بودن آنها بتوانیم امکان انجام فعالیت و زمان واقعی کار مورد نیاز را برای تولید یک تحویل شدنی به ساعت یا روز کاری و یا هفته و ماه بیان کنیم. البته برای تخمین طول زمان انجام کارها، علاوه بر این اطلاعات باید بدانید تقویم کاری هر منبع پروژه چگونه است. یعنی چه روزهایی از هفته یا ماه آن منبع امکان انجام کار را دارد و اصطلاحا دردسترس است و ما می توانیم آن را به فعالیت ها تخصیص دهیم. چون هر منبع مانند متخصصان پروژه یا مصالح و ماشین آلات امکان دارد هر روز در دسترس نباشند. یا هزینه استفاده آنها در برخی از ایام سال خیلی بیشتر از سایر روزها باشد. حتی بسته به اینکه ساعت کاری روز را ۸ ساعت در نظر بگیریم یا ۱۲ ساعت، تخمینها متفاوت هستند. پس حتما به این نکات توجه کنید.

البته یکی از راه های ساده تر برای برآورد زمان لازم برای تولید تحویل شدنی، تخمین ذهنی افراد مسئول و سرپرست پروژه بر اساس تجربه خود یا دیگر همکاران و صاحبنظران و یا بر اساس اطلاعات پروژه‌های قبلی یا گذشته می باشد. البته در پروژه‌های بزرگی که چندین زیر پروژه دارند، مدیریت پروژه مادر باید این وظیفه را به عهده اعضای تیم زیر پروژه‌ها بگذارند. یک نکته مهم دیگر که در اینجا اهمیت دارد، علاوه بر تخمین منابع و زمان فعالیتها، در نظر گرفتن زمانهایی برای مشکلات پیش بینی نشده. معمولا اعضا تیم هم وقتی تخمین برای زمان فعالیتها ارائه می دهند، برای هر کدام کمی زمان را بیشتر در نظر می گیرند تا مسائل پیش بینی نشده باعث بدقول شدن آنها نشود. ولی در اینجا بهتر است ، این زمان های احتیاطی از زمان انجام فعالیت جدا شود و بصورت یکجا به عنوان زمان ذخیره احتیاطی در پایان پروژه نمایش داده شود. این کار از تعلل و اتلاف زمان توسط اعضاء تیم پروژه، به دلیل تصور وقت داشتن برای فعالیتها جلوگیری می کند.

 

تقدم و تاخر فعالیتها و شبکه زمانبندی

برای تهیه برنامه زمانبندی علاوه بر فهرست مایلستونها و فعالیتهای پروژه و تخمین منابع و زمان آنها، باید ارتباط بین فعالیتها و تقدم و تاخر انجام آنها را مشخص کنید. باید شبکه بزرگی از فعالیتهای به هم مرتبط را برای برنامه زمانبندی پروژه ترسیم نماید که طول مسیرهای آن، نمایانگر خطوط زمانی پروژه می باشند. اگر یک یا چند رویداد مهم با تاریخ های معین برای پروژه مقرر شده باشد، باید در هنگام تهیه برنامه زمانبندی، لحاظ گردند. تعریف ارتباطات و وابستگی های برنامه زمانبندی، گام مهمی در تهیه زمانبندی است تا برنامه کاربردی باشد و در هنگام بروز رسانی ها نتایج واقعی و قابل استفاده بدست آید.

معمولا برای انجام هر فعالیت پروژه و یا تولید هر تحویل شدنی آن ، نیازمند تامین منابع مشخص یا فعالیتهای مقدماتی هستیم که به آنها پیش نیاز فعالیت می گویند. گاهی این فعالیتها نیز جزء وظایف و فعالیتهای تیم پروژه هستند. که باید در زمانبندی این فعالیتها را با هم مرتبط کرد. برای مثال برای انجام فعالیت بتن ریزی فنداسیون یک ساختمان و آماده شدن تحویل شدنی فنداسیون، باید فعالیت قالب بندی فنداسیون تکمیل شود تا این فعالیت امکان اجرا داشته باشد. پس ترسیم پیش نیاز های برنامه زمانبندی برای تعیین تاریخ تولید یک تحویل شدنی ضروری است.

 

شناوری آزاد و شناوری کل

بعضی از فعالیتها و تحویل شدنی های پروژه یک پیش نیاز دارند. تغییر زمان انجام آن پیش نیاز هر مقدار باشد، دقیقا بر روی زمان انجام فعالیت بعد یا تاریخ تحویل شدنی بعد از آن تاثیر می گذارد. حالا وقتی یک فعالیت یا تحویل شدنی پروژه چند پیش نیاز داشته باشد، این تغییر زمان تنها بستگی به پیش نیازی دارد که دیرتر از بقیه پیش نیازها به اتمام می رسد. در ترسیم نمودار گانت که در اینجا مشاهده می نمایید بهتر متوجه این مطلب می شوید.

 

 

شناوری آزاد و شناوری کل

به زمان انجام برخی از پیش نیازها که با تغییرشان ، برای فعالیت یا تحویل شدنی بعد تغییری ایجاد نمی شود، اصطلاحا شناوری آزاد می گویند . در تصویر بعد فعالیتهایی که رنگ آبی دارند با خط به رنگ مشکی و ضخیم نمایش داده شده است. اصطلاح دیگری نیز در اینجا وجود دارد که آن شناوری کل است و بطور خلاصه می توان گفت؛ به میزان تغییرات زمان هر پیش نیازی که تاثیری بر تاریخ پایان پروژه نگذارد، اطلاق می شود.

 

روش مسیر بحرانی و زنجیره بحرانی

وقتی فعالیتها را در برنامه زمانبندی به هم وصل می کنیم، شبکه ای از فعالیتها تشکیل می شود که مسیرهای متعددی دارد که از تاریخ شروع پروژه به سمت تاریخ پایان پروژه به هم مرتبط هستند. اصطلاحا به طولانی ترین مسیری که از شروع پروژه تا تحویل شدنی نهایی پروژه امتداد دارد و عموما هیچ یک از فعالیتهای آن شناوری آزادی ندارند، مسیر بحرانی Critical Path Method گفته می شود. مسیر بحرانی طول زمان پروژه و تاریخ تحویل شدنی نهایی آن را مشخص می سازد. در تصویر زمانبندی قبل مسیر بحرانی CPM با فعالیتهای به رنگ قرمز نمایش داه شده است.

در مسیر بحرانی اگر هریک از فعالیت ها با تأخیر مواجه شوند، تاریخ تحویل شدنی نهایی پروژه را به همان میزان با تاخیر مواجه می نمایند. به علت آنکه در مسیر بحرانی هیچ‌گونه شناوری آزادی وجود ندارد. همچنین طول زمان اجرای پروژه نمی تواند کمتر شود ، مگر آن که به طریقی بتواند این مسیر را کوتاه کند. همیشه برای فشرده کردن برنامه زمانبندی ابتدا لازم است مسیر بحرانی را تشخیص دهیم. سپس نسبت به کم کردن زمان فعالیتها و یا کم کردن پیش نیازها اقدام نماییم.

روش مسیر بحرانی و زنجیره بحرانی

 

البته عموما برای برنامه زمانبندی پروژه ها به علت زیاد بودن فعالیتها و تعداد تحویل شدنی های پروژه و پیچیده بودن مسیر شبکه آن، برای شناسایی مسیرهای بحرانی در پروژه باید از نرم افزار های کامپیوتری یا برنامه های زمانبندی تحت رایانه استفاده کنید. نرم افزارهای زمانبندی مانند مایکروسافت پراجکت MSP که فعلا نسخه ۲۰۱۶ آن بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد و یا نرم افزار پریماور اینترپرایز Primavera که آن هم با نسخه P6 ورژن ۸.۳ بیشتر استفاده می شود. تمامی برنامه‌های زمان‌بندی مدیریت پروژه مسیر بحرانی را مشخص می‌کنند و با دریافت تاریخ شروع پروژه از کاربر، شبکه زمانبندی پروژه و تحویل شدنی های آن را در قالب یک جدول و نمودار گانت ترسیم می نمایند.

البته برای آنکه یک برنامه زمانبندی واقعی و کاربردی برای پیشبرد هر چه بهتر پروژه داشته باشید باید اطلاعات لازم درباره پیش‌نیازهای پروژه و تخمین منابع مورد نیاز فعالیتها و رویدادهای مهم پروژه (مایلستونها) داشته باشید. ضمنا علاوه بر روش مسیر بحرانی، روشهای دیگری هم در زمانبندی مورد استفاده قرار می گیرد. البته باز منطق کلی آن همین روش است. برای مثال روش زنجیره بحرانی؛ که وقتی زمانبندی با روش مسیر بحرانی تهیه شد. ۲۰% از زمان همه فعالیتها کاهش می یابد و زمان پروژه کوتاه تر می شود. این کار باعث تلاش مضاعف می گردد و باعث می شود مشکلات کار زودتر از آنکه باعث تاخیر در انتهای پروژه شوند، خود را نمایان سازند. اینگونه شناوری های پراکنده در پروژه که بدون اطلاعات مدیریت در حال مصرف شدن هستند و گاهی دلیل استفاده آنها خیال آسوده افراد تیم بابت زیاد بودن زمان تحویل کار است. تنها در آخر پروژه و وقتی بیشتر مشکلات مشخص شدن قابل استفاده است.

 

افزودن زمان اضطراری برای ریسک ها پیش بینی نشده

یکی از مشکلات تمامی طراحی پروژه این است که نمی توان آینده را پیش بینی یا به صورت کامل کنترل کرد. هر چند تجربه و دانش بیشتر و مدیریت ریسک‌های پروژه توسط تیم کاری ، موجب پیشرفت بهتر پروژه و کسب موفقیت های بیشتر در برنامه زمانبندی خواهد شد. ولی وجود عدم قطعیت در به تصویر کشاندن آینده پروژه یا برآورد دقیق مدت زمان تحویل شدنی ها، ما را مجبور به در نظر گرفتن زمانی ، به عنوان زمان اضطراری می نماید. از این مدت زمان باید در انتهای برنامه زمانبندی پروژه جهت پوشش دادن عدم قطعیت ها استفاده شود. فرمول دقیق برای محاسبه زمان اضطراری در انتهای زمانبندی وجود ندارد. ولی می توان گفت که مقدار این مدت زمان به عواملی مانند این موارد وابسته است؛

  • میزان هزینه و زمان صرف شده برای مطالعه و برنامه ریزی پروژه و مدیریت ریسک آن
  • پیچیدگی پروژه و تجربیات و مهارت های اعضاء تیم پروژه
  • طول زمان اجرای پروژه و میزان عدم قطعیتهای محیط آن
  • درجه اطمینان به منابع پروژه و تامین کنندگان آن و همچنین پیمانکاران جزء

در اینجا و حتی موارد قبل که بیان شد، ثبت دقیق و جامع تجربیات پروژه های گذشته و در دسترس بودن اطلاعات آن بسیار مفید می باشد. چون با کمک آن دانش می توان تصمیمات بهتری را در زمان کوتاه تر گرفته و از سایر رقبا خیلی بهتر عمل کرد.

 

جمع بندی و فشرده سازی برنامه زمانبندی

در بیشتر مواقع بعد از تهیه برنامه زمانبندی و اعمال نکات مذکور در برنامه، تاریخ‌های مقرر توسط کارفرما یا مشتری پروژه برآورده نمی شود. در این هنگام لازم است روشی را برای فشرده سازی برنامه زمانبندی بیابید. این کار البته به معنای از قلم انداختن زمان اضطراری و یا موارد مهم دیگر نیست. معمولا در برآورد مدت زمان فعالیتها و تحویل شدنی های پروژه ضریب اطمینان در نظر گرفته می شود. آیا می‌توان آن را کاهش داد؟ یا اینکه آیا می توان روش انجام را تغییر داد تا پیش نیاز فعالیتها کمتر شوند و امکان انجام آنها در زمان زودتری وجود داشته باشد. آیا می توان جبهه های کاری بیشتری را همزمان فعال نگه داشت و مدیریت کرد؟ آیا می توان از افراد یا منابع بیشتر جهت فشرده سازی برنامه  و کوتاه شدن زمان فعالیتها استفاده کرد؟  آیا می‌توان با استفاده از شیفت شب و ماشین آلات بیشتر و پیشرفته تر و یا هزینه بیشتر زمان را کاهش داد؟

نکته مهم دیگر این است که وقتی با برخی از مشکلات مواجه شدیم، چه گزینه های را برای برنامه زمانبندی در نظر بگیریم؟ برای مثال اگر نتوانیم مهلت های مقرر را برآورده سازید، چه اتفاقی می افتد؟ اگر پیش فرض پروژه شما اهمیت بیشتر زمانبندی نسبت به هزینه باشد، ممکن است بتوانید زمان را بخریم. این کار را می توانید با افزایش منابع انجام دهیم. اگر زمانبندی از اهمیت بسیار بیشتری نسبت به محدوده پروژه برخوردار باشد، آنگاه کاستن از محدوده پروژه نیز یکی از گزینه های قابل توجه است. گزینه های مختلف برای کوچک نمودن محدوده را با فرض برآورده سازی محیط ها و محدودیت‌های هزینه‌های با سرپرست و مشتری پروژه در میان بگذاریم این کار به آنها اجازه می‌دهد تا در رابطه با چگونگی مصرف منابع پروژه؛ انتخاب بیشتری داشته باشند. پس از انجام مقایسه بین مهلت‌ها، هزینه ها و محدوده پروژه می توانید، برنامه زمانبندی را نهایی کنید. رویدادهای مهم را بازنگری کنید و تاریخ های آنها را بر اساس تاریخ های برنامه زمانبندی تحویل شدنی نهایی تنظیم نمایید.

در پایان بهتر است که یک چک لیست برای بررسی صحیح فرآیند تهیه برنامه زمانبندی داشته باشیم. سئوالات آن می تواند مواردی چون؛

  1. آیا ساختار شکست کار و فهرست فعالیتها کامل و جامع است؟
  2. آیا برنامه زمانبندی و ساختار آن متناسب با نیاز مدیریت پروژه و دوره های کنترلی طراحی شده است؟
  3. آیا فعالیتهای لازم جهت پیشگیری از وقوع ریسکهای پروژه و زمان لازم برای آنها در نظرگرفته شده است؟
  4. آیا تخمین و تخصیص منابع و زمانهای فعالیتها واقع بینانه بوده است؟
  5. آیا زمان اضطراری برای حوادث و ریسکهای پیش بینی نشده در نظر گرفته شده است؟
  6. آیا میزان شناوری آزاد فعالیتها منطقی می باشد؟
  7. آیا تاریخ رویدادهای مهم پروژه مطابق نظر مشتری یا کارفرما می باشد؟
  8. آیا اختیارات و مسئولیتها متناسب با اهداف پروژه و برنامه زمانبندی می باشد؟
  9. آیا از نرم افزار مناسب جهت محاسبه زمانبندی پروژه با توجه به تعداد فعالیتها و پیچیدگی پروژه استفاده شده است؟
  10. آیا خروجی برنامه زمانبندی برای اعضاء تیم کاری پروژه و ذینفعان قابل درک می باشد؟

 

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.