در پایان فاز ابتدایی، سرپرست پروژه، منشور اولیه را که در آن از پروژه و از منابع در دسترس صحبت شده است، تصویب می‌کند. منشور پروژه در واقع نمایی از پروژه است که در آن انتظارات و اهداف اصلی مشتری پروژه بیان شده است. چیزی که در منشور آورده شده است، ممکن است قابل اجرا نباشد. در حین برنامه ریزی پروژه است که امکان پذیری منشور مشخص می‌گردد. برنامه ریزی پروژه در اصل پاسخ به سئوالاتی مانند این موارد می باشد؛ چه کاری قابل انجام است؟ در چه زمانی به انجام خواهد رسید؟ چه کسی باید چه کاری را انجام دهد؟ انجام آن کار چه هزینه‌ای در بر دارد؟

عموما منشور به پرسش‌های چرا و چه چیز می پردازد. ولی برنامه ریزی پروژه به پرسش‌های چون، چه کسی؟ چگونه؟ چه وقت؟ و چه مقداری؟ این موضوع کاملا روشن است که واقعیت کاری که قابل انجام است و منابع موجود پروژه یا سازمان با انتظاراتی که در منشور آورده می‌شود متفاوت می‌باشند.

به هر حال شما باید برنامه‌ریزی را با انتظارات مندرج در منشور پروژه نزدیک کنید. آنچه که به نظر غیرممکن می رسد، با کمی تفکر خلاق در نهایت امکان پذیر می شود. گاهی اوقات هم غیر ممکن باقی میماند. در این صورت یا باید انتظارات را تعدیل کرد و یا منابع بیشتری را به پروژه تخصیص داد. در واقع برنامه ریزی تعریف، چگونگی ایجاد تحویل شدنی های یک پروژه است.

چه چیزی باید تولید شود؟ چه وقت و توسط چه کسی؟ و با چه هزینه ای؟ زمانبندی تفضیلی که از درون برنامه ریزی پروژه حاصل می شود، چیزی است که در اجرای پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. اولین چیزی که در شروع برنامه ریزی پروژه به آن نیاز دارید تعیین دقیق محدوده پروژه است. چه چیزی را باید برای مشتری تولید کرد؟ در اصل محدوده، عنصر بسیار مهم یک پروژه است که میزان منابع مورد نیاز اجرای آن را مشخص می‌کند. اگر برای پروژه محدوده گسترده ای داشته باشید، به منابع بیشتری نیز نیازمندید. اما اگر محدوده شما کوچک باشد، به منابع کمتری نیز احتیاج خواهید داشت و تامین و مدیریت هم ساده تر هست. محدوده پروژه را تاحد زیادی مشتری آن تعیین می کند. بنابراین اولین کار در شروع برنامه ریزی، اطمینان از تشخیص درست مشتری پروژه است.

 

شناسایی مشتریان پروژه

در بیشتر مواقع در هر پروژه دو نوع  مشتری را باید در نظر گرفت. مشتری نهایی یا مصرف کننده و همچنین کارفرمای پروژه یا نماینده سرمایه گذاران پروژه که عموما کسی است که کار را تحویل می‌گیرد و هزینه آن را به پیمانکار پرداخت می‌کند.کارفرما کسی است که تحویل شدنی نهایی پروژه را دریافت می‌کند. این فرد می‌تواند مشتری نهایی و مصرف کننده هم باشد. در مثال پروژه اجرایی یک پالایشگاه نفت مشتری نهایی یا مصرف کننده و همچنین کارفرمای پروژه یکی است. ولی در پروژه ساخت یک مجتمع تجاری که یک شرکت سازنده کارفرمای پروژه است و صاحبان مغازه ها که آنها را پیش خرید کرده اند، مشتریان نهایی هستند.

پس این نکته خیلی مهم است که قبل از برنامه‌ریزی، نیازها و انتظارات مشتری نهایی پروژه و کارفرمای آن را به دقت بررسی و تحلیل کنیم و با شناخت کامل منشور پروژه را تنظیم کنیم و به امر برنامه ریزی بپردازیم. چون در برنامه ریزی باید از پاسخ دهی پروژه به نیازهای مشتری نهایی یا همان مصرف کننده و انجام ثمربخش و مفید وظیفه‌اش اطمینان داشته باشیم. مشتری نهایی را غالبا پیش از شروع پروژه در قالب تحقیق بازار یا تعریف کلی تحویل شدنی های پروژه شناسایی می کنیم. البته می توان نیازهای او را در فاز اجرایی پروژه به صورت عمیق تر ارزیابی نمود. فرآیندهای جمع‌آوری نیازها، چه مربوط به مشتری نهایی باشند و چه مربوط به کارفرمای پروژه، شبیه به هم هستند. در ادامه به راه های جمع آوری اطلاعات مربوط به نیازها و انتظارات می پردازیم.

جمع آوری اطلاعات نیاز مشتری های پروژه

نکته ای که در اینجا خیلی مهم است نیاز مشتری و دیدگاه او نسبت به آن است. در واقع در اینجا به دنبال مسئله‌ای هستیم که مشتری پروژه برای آن نیازمند یک راه حل می باشد. اگرچه نیاز مشتری را باید در منشور پروژه بصورت شفاف بیان نمود. اما شما هم باید آن را کاملا درک کنید. بهترین روش برای کسب این اطلاعات، ملاقات با مشتری و تجربه مستقیم مسئله‌ای است که مشتری با آن مواجه است.

علت اصلی شناسایی نیاز مشتری، اطمینان از فهم دلیل یا دلایل ریشه ای مشکلی است که مشتری را به سمت تحویل شدنی نهایی سوق می‌دهد. همچنین بررسی اینکه آن تحویل شدنی چطور انتظارات مشتری را از حل آن مشکل برآورده می سازد. مشتری ها معمولاً با راه حل های معینی به سراغ اجرای پروژه می روند. با یافتن نیاز مشتری می توانید دست یابی به راه حل های مورد نظر او و کسب رضایتش را به خوبی مدیریت کنید. برای شناسایی نیازها مشتری، پیشنهادهایی را برای این کار جهت یافتن نیازهای واقعی بیان می‌کنیم. شما می توانید در یک جلسه حضوری و یا بصورت مکاتبه ای از مشتری سوال کنید که؛

  • مشکل پیش آمده چه تاثیری بر کار و زندگی او می‌گذارد؟
  • چرا فکر می کند چنین مشکلی وجود دارد؟
  • اگر با اجرای پروژه، راه‌حل مورد نیاز او ارائه شود، چه مشکلی از پیش پایش برداشته می‌شود؟

درواقع اینجا آنچه که باید انجام شود، بررسی تصورات مشتری از راه حل یا تحویل شدنی نهایی مورد تقاضای او است. تصورات چیزهایی هستند که به درستی آنها اعتقاد داریم.

شناسایی نیاز مشتری پروژه

 

شاید این سئوال در ذهن شما باشد که مگر تشخیص نادرست نیازها یا تصورات مشتری چه خطری را به دنبال دارد؟ برای مثال اگر نیاز مشتری دست یافتن به یک پالایشگاه نفت با ۸۰ هزار بشکه در روز باشد، تا بتواند پاسخ نیاز بازار در سال ۱۴۰۰ را بدهد. اما در برنامه ریزی پروژه ما سال ۱۴۰۳ را بع عنوان زمان راه اندازی و بهره برداری از پروژه در نظر گرفته باشیم. این کار طراحی و نصبی که ما انجام می دهیم، مشکل مشتری برای فتح بازارهای مورد نظرش را حل نمی کند و البته به هیچ وجه این موضوع رضایت بخش نیست. لذا بهتر است پیش از هرگونه اقدامی مشکلات ریشه‌ای مشتری را دریابیم.

 

تحویل شدنی نهایی

یک سئوال مهم که باید به آن قبل از برنامه ریزی پروژه باید به آن جواب دهید، این است که؛ آیا تحویل شدنی نهایی بهترین راه حل ممکن برای مشکلات مشتری است؟ اگر پاسخ منفی باشد باید به عقب برگشت و گزینه‌های دیگری را با مدیریت پروژه و مشتری پروژه به بحث گذاشت تا راه حل بهتری را پیدا شود.

باید همیشه بدانید که تحویل شدنی نهایی پروژه در بیشتر اوقات معجزه نمی کند و مشکل مشتری را کاملاً حل نمی کند. اگرچه باید حداقل بخشی از مشکلش را از پیش پای او بردارد. گاهی هم ممکن است برای حل کامل مشکل مشتری، بیش از یک پروژه و یا تحویل شدنی نیاز باشد.

اگرچه شما باید مشکل مشتری را به صورت واضح مشخص کنید. اما مسئول حل کامل آن نمی باشید. در واقع شما مسئول آن هستید که تحویل شدنی نهایی را به مشتری با زمان و هزینه و کیفیت مشخص ارائه دهید. به نحوی که رضایت وی را جلب کنید. البته این نکته هم کاملا واضح است که اگر تحویل شدنی شما از مشکلات مشتری نکاهد، احتمال جلب رضایت مشتری، حتی اگر کارتان خیلی خوب هم باشد، بسیار پایین است. پس حتما شناسایی صحیح مشکلات و راه حل مناسب (تحویل شدنی نهایی) اطمینان حاصل کنید. رضایت مشتری هدف هر پروژه‌ای است و مشتریان آن هنگامی راضی می شوند که معیارهای رضایتمندی آنها (معیارهای پذیرش مشتری) برآورده گردد.

 

معیارهای پذیرش مشتری

عموما تحویل شدنی های نهایی پروژه با توجه به معیار های مشخص از طرف مشتری پروژه یا کارفرما سنجیده و از پیمانکار پروژه تحویل گرفته می شود. در واقع معیارهای پذیرش مشتری، شاخصهایی هستند که مشتری از آنها در ارزیابی رضایت خود از تحویل شدنی نهایی پروژه بهره می برد. از آنجا که مقصود نهایی یک پروژه ، برآورده کردن رضایت مشتری است. اطلاع از معیارهای رضایتمندی او، بسیار با اهمیت می باشد و شناسایی آنها از ضروریات موفقیت در پروژه است.

بهترین راهکار در تعیین این معیارها،  مصاحبه با خود مشتری است و همچنین بررسی رفتارهای گذشته او در بازار یا محیط زندگی خودش است. می توان از مشتری خواست تا تصور کند تحویل شدنی پروژه را کامل دریافت کرده است و شروع به استفاده از آن نموده است. حال چه انتظاراتی از استفاده آن دارد. منتظر گرفتن چه نتایجی می باشد. سعی کنید در اینجا چند ویژگی مهم و کلیدی را که تاثیر زیادی روی جلب رضایت مشتری دارد را ثبت کنید.

البته به این نکته دقت کنید، اگر معیار های بیان شده مشتری، قابل اندازه گیری نبودن. در رابطه با یافتن راهی برای اندازه گیری آنها بیاندیشید. برای مثال اگر پروژه ای با عنوان توسعه حمل و نقل عمومی فلان شهر تعریف می شود. باید ببینید مشتری یا کارفرما دقیقا چه اهدافی را دنبال می کند. معیارهای او چیست؟ مثلا می خواهد جمعیت بیشتری در لحظه جابجا بشوند یا سرعت حمل و نقل عمومی و یا ضریب استفاده از آن بالا برود؟ آیا آلودگی های زیست محیطی هم نقش تعیین کننده ای در این بین بازی می کند؟ چون این موارد می تواند روی انتخاب وسیله نقلیه و ابعاد و سرعت آن و حتی نوع انرژی و سوخت مصرفی تاثیر زیادی بگذارد. اشتباه در شناسایی این موارد در نهایت باعث نارضایتی مشتری یا کارفرمای پروژه می گردد.

بعد از بررسی معیارهای مشتری، باید آنها را در قالب شرایط مشتری ، در منشور پروژه آنها را قید کنید. تا در حین انجام پروژه تمام سعی تیم پروژه در جهت برآورده شدن آنها باشد.البته بهتر است این موارد توسط مشتری دسته بندی و اولویت بندی هم بشود. تا در هنگام تصمیم گیری ها و پیشبرد کار پروژه، کار ساده تر شود.

البته باید ببینید کدام یک از موارد مورد نظر مشتری را می توانید در تحویل شدنی نهایی بگنجانید. به خاطر داشته باشید مشخصات و شرایط تحویل شدنی نهایی پروژه که در منشور پروژه قید می شود، باید بر اساس منابع موجود پروژه تعیین گردد. چون شما تنها آن ویژگیهایی را می توانید برآورده سازید که برای آنها منابع مالی مورد نیاز تامین گردد. حتی از نظر فنی و مهندسی و یا سایر شرایط مانعی بر سر راه موجود نباشد.

 

تعریف محدوده کار پروژه

پس از تعریف معیارها و شرایط مشتری، وقت تعریف و توصیف عمده کارهایی است که برای ساخت تحویل شدنی نهایی پروژه لازم هستند. به این توضیحات در اصطلاح محدوده کار پروژه گفته می شود. هدف از نوشتن تعریف محدوده کاری پروژه، توصیف کامل آن چیزی است که باید تولید شود تا باعث جلب رضایت مشتری گردد. شرح محدوده ابزاری است ارتباطی جهت اطمینان از اینکه آنچه تولید می شود همان چیزی است که کارفرما یا مشتری پروژه خواهان آن است. محدوده ممکن است فقط شامل یک پاراگراف شود می توانید لیستی از شرایط مربوط به ظواهر و کارکردها را نیز شامل شود. حتی می توان از گراف ها برای نمایش بهتر این تعریفها استفاده کرد.

در تعریف تحویل شدنی نهایی پروژه، تعیین چیزهایی که محدوده پروژه شامل آن می‌شود و چیزهایی که شامل نمی شود مهم است. به این موارد مرزهای محدوده پروژه می‌گویند. با تعریف مرزهای محدوده از سردرگمی تیم کاری پروژه جلوگیری می نماییم. ضمنا به مسئولیت مدیریت پروژه در قبال اهداف پروژه و کسب رضایت مشتری کمک شایانی می نماییم.

 

شناسایی و مدیریت ذینفعان تاثیرگذار بر پروژه

همانطور که در مطالب قبلی توضیح دادیم افراد یا گروه هایی هستند که انجام پروژه و نتایج حاصل از آن، بر آنها تاثیر گذار است. براساس این تاثیرات این افراد هم عکس العمل و یا رفتار متقابلی را در برابر پروژه و تیم کاری آن از خود بروز می دهند. این افراد  بر روی پروژه یا تاثیرگذار هستند و یا بی تاثیر. همچنین یا عکس العمل مثبت دارند و یا منفی. بطور کلی یک ماتریس ۲ در ۲ حاصل می شود و با ۴ گروه از افراد با اصطلاح ذینفعان مواجه هستیم که برای رسیدن به اهداف پروژه و کسب موفقیت در انجام آن ، نیازمند شناسایی و مدیریت ذینفعان پروژه هستیم.

 

بازبینی فرآیندهای برنامه ریزی محدوده و محتویات آن

پس از نهایی کردن قسمت محدوده پروژه، بازبینی فرآیند برنامه ریزی محدوده و محتویات آن، در جلوگیری از فراموشی موارد مهم و کلیدی، بسیار مفید می باشد. بعضی از سئوالاتی که می توان به عنوان چک لیست برای بررسی می تواند کمک بنماید در ادامه ذکر می کنیم؛

آیا مشکل و مسئله ای که تحویل شدنی نهایی قرار است به حل آن کمک کند را تشخیص داده اید؟

آیا تحویل شدنی در حل مسئله مشتری مفید می باشد؟

آیا تعریف محدوده کاری پروژه جامع و واضح می باشد؟

آیا اعضاء تیم درباره آنچه که قرار است توسط پروژه تولید شود ، هم عقیده هستند؟

آیا لیست شرایط مشتری برای تحویل شدنی نهایی را تهیه کرده اید؟

آیا نقطه پایان پروژه را به معین می باشد؟

آیا همه ذینفعان تاثیرگذار بر پروژه را شناسایی کرده‌اید؟

آیا روشهای مناسبی برای مدیریت آنها در نظر گرفته اید؟

اکنون می توانید یک برنامه کاری در نرم افزار پریماورا P6 و یا مایکروسافت پروجکت MSP ، با توجه به محدوده پروژه، تدوین کنید. به این برنامه جامع و اولیه اصطلاحا طرح پروژه گفته می شود. در واقع طرح پروژه، سندی است که برنامه ریزی های پروژه را با جهان خارج از پروژه مرتبط می‌سازد. در پایان باید بگوییم که تعریف محدوده کار پروژه که با توجه به آن ساختار شکست کار پروژه هم تهیه می شود، اساس پروژه و اصطلاحا ستون فقرات پروژه است. خیلی از سیستمهای مدیریت پروژه و تصمیم گیری هایی که مدیریت انجام می دهد در واقع بر روی آن بنا می شود. پس باید نسبت به آن دقت و توجه لازم را داشت.

برای سفارش خدمات کنترل پروژه و تهیه برنامه زمانبندی کلیک کنید.